A rotina da área de recursos humanos costuma exigir uma série de tarefas operacionais trabalhosas. Para garantir que estes processos mantenham-se alinhados e adequados às mudanças trabalhistas, muitas empresas têm apostado na terceirização de serviços.
Antes de entender como o BPO reduz custos por meio da terceirização de serviços, procure refletir sobre uma questão frequente entre gestores de RH: quanto do seu tempo é dedicado à operação e quanto é dedicado à estratégia?
Relações trabalhistas, cálculo de folha de pagamento, segurança do trabalho e vários outros processos complexos demandam alto nível de dedicação. Se a sua realidade é uma equipe enxuta que atende um grande número de funcionários, o problema pode ser ainda maior.
Neste post, você vai entender como as empresas têm usado o BPO na otimização do desempenho e na redução de custos dos seus processos operacionais. Confira!
O que é BPO e quais são suas vantagens
O Business Process Outsourcing (BPO) pode ser traduzido como Terceirização de Processos de Negócios. Trata-se de uma estratégia em fase de expansão no Brasil, cujo objetivo é contratar empresas especializadas em tarefas não ligadas diretamente à atividade-fim do negócio, mas que são essenciais para a administração geral.
Entre os principais benefícios da aplicação do BPO nos processos empresariais está a otimização das atividades internas. Uma vez que a empresa terceirizada assume tarefas de rotinas operacionais , gestores e funcionários têm a possibilidade de se concentrar em práticas estratégicas. Assim, em vez de usar energia na operação, a empresa dedica-se ao seu core business.
Além da redução de custos, na prática isso significa aproveitar o potencial das equipes para ampliar sua eficiência. Com as atividades de rotina encaminhadas, as preocupações passam a ser legítimas: enquanto gestores focam em desenvolver estratégias, funcionários podem trabalhar na melhoria dos processos. Todos têm a ganhar.
O BPO e a terceirização de serviços
A terceirização de serviços é uma prática bastante comum. Para reduzir custos operacionais e manter a responsabilidade a cargo de especialistas, as empresas tendem a terceirizar atividades como limpeza, segurança, transporte e manutenção predial. Apesar de serem atividades-meio, elas não exigem profissionais de alto nível, por exemplo.
Essa é uma das diferenças do BPO para as modalidades tradicionais de terceirização. Por se tratar de processos administrativos, existe a necessidade de profissionais capacitados e constantemente atualizados. Portanto, terceirizar processos de áreas como contabilidade e recursos humanos exigirá a contratação de empresas com maior know-how e experiência.
Entretanto, o BPO tem como ponto-chave oferecer soluções desenvolvidas a partir de um diagnóstico da situação da empresa. Após essa fase inicial de identificação da necessidades, é criada uma proposta customizada baseada na garantia de otimização do fluxo e da qualidade do trabalho. Logo, não se trata apenas de transferir a responsabilidade, mas garantir a qualidade e atualização nos processos.
A redução de custos operacionais com o BPO
Ao assumir os processos operacionais, a terceirização de serviços através do conceito de BPO reduz o custo-hora dos funcionários. Isso porque eles poderão se dedicar a atividades mais lucrativas, como produção e vendas. Além disso, sua empresa também evita o uso desnecessário de recursos próprios, como máquinas e equipamentos de alta tecnologia.
A mudança crucial incide sobre os custos fixos — como salários, benefícios e equipamentos —, que podem se tornar variáveis com a terceirização de serviços. Assim, sua empresa pagará pelo trabalho proporcional realizado durante o mês, que não necessariamente será o mesmo. Lembrando, claro, que você ainda se exime da gestão de todos os processos.
A terceirização de serviços na área de RH
Um dos grandes desafios dos gestores de recursos humanos, além da redução de custos, é manter os dados dos seus funcionários organizados. Mesmo empresas de pequeno porte, compostas por um quadro de funcionários enxuto, apresentam dificuldade em lidar com questões burocráticas e operações complexas, que exigem dedicação exclusiva, como a gestão de benefícios dos funcionários, movimentações de cargos e funções, rotinas contábeis, entre outros.
Atualmente, com a facilitação da terceirização de serviços, empresas especializadas em processos de recursos humanos têm contribuído com a retomada da economia. Ao terceirizar serviços para folha de pagamento, você torna o RH um foco estratégico e atuante, podendo pensar no plano de carreira dos seus funcionários, por exemplo.
Esse desenvolvimento do mercado brasileiro de Business Process Outsourcing foi estimulado pela aprovação, por parte do Governo Federal, da reforma trabalhista. A flexibilização da indústria de subcontratação foi motivada, sobretudo, pela diminuição de burocracias trabalhistas e financeiras, facilitando a terceirização e reduzindo custos.
Assim, a redução de custos também é considerável na contratação de mão de obra, já que os encargos trabalhistas ficam por conta da prestadora de serviços. Porém, é sua responsabilidade, como contratante, se certificar de que os funcionários da contratada tenham seus direitos trabalhistas assegurados e condições de trabalho adequadas.
A garantia de operações promovida pelo BPO também impacta na gestão do turnover dos profissionais de RH, que neste modelo fica sob administração do fornecedor. Da mesma forma, caso algum profissional necessite de afastamento por qualquer motivo, a responsabilidade de substituí-lo também é da empresa terceirizada.
A implementação do BPO na sua empresa também impacta no eSocial, ou seja, na declaração de documentos trabalhistas ao Governo Federal. Você garante tanto a atualização constante do sistema quanto o conhecimento dos profissionais especializados que, uma vez focados nesse processo, evitam o risco de sonegação fiscal.
Como você viu, a terceirização de serviços por meio do BPO vai muito além da redução de custos operacionais. O ganho maior está na otimização dos processos e, principalmente, na dedicação às atividades que de fato fazem a sua empresa crescer.
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