Elaborar a folha de pagamento requer atenção a diversas obrigações complementares. É preciso dar atenção a todos os direitos trabalhistas e, também, à comunicação adequada e ao recolhimento de tributos. Para que isso ocorra, há diversos prazos definidos.
Ultrapassar uma dessas datas pode ser muito prejudicial para o negócio e, por isso, é preciso acompanhar o calendário. Assim, a atuação ocorre conforme manda a lei, longe de atrasos.
A seguir, você poderá conferir 3 maneiras de acompanhar o calendário e de atender aos prazos da folha de pagamento. Confira!
1. Acompanhe as atualizações da legislação
Como as datas são definidas por lei, é comum que ocorram algumas atualizações. Diante de uma nova obrigação, por exemplo, é preciso saber em qual dia atendê-la. Além disso, dependendo da situação, o governo pode fazer adaptações e mudanças sobre o que deve ser pago e em qual momento.
Então, é muito importante ficar de olho em possíveis atualizações para ter a certeza de que as suas considerações estão corretas.
O ideal é conferir as notícias referentes às obrigações e se existe alguma atualização. Assim, é possível se manter a par de todas essas questões, de modo a evitar atrasos.
2. Monte um planejamento com as obrigações da folha
Sabendo quais são as datas vigentes para cada cobrança, é necessário criar uma rotina para que tudo seja mantido em dia. Como o objetivo é acompanhar de perto todas as questões, vale a pena elaborar um calendário personalizado.
Entre as questões, estão pontos como IR retido na fonte, data do pagamento, recolhimento de FGTS, envio de eSocial e muito mais. Cada um acontece em um período do mês e o ideal é montar um planejamento para todos eles.
Em geral, vale a pena se antecipar um pouco, justamente para evitar problemas com alterações ou dificuldades de sistema, por exemplo. Também vale a pena conciliar, dentro do possível, tais demandas com o fluxo de caixa do negócio, pois isso ajuda a conquistar resultados melhores.
3. Recorra o BPO sobre a folha de pagamento
Porém, ainda assim, podem surgir dificuldades para acompanhar os prazos. Afinal, são muitas questões específicas e esse não é o único ponto sobre o qual o RH deve dar conta. Para simplificar a operação, vale a pena recorrer à terceirização, mais conhecida como BPO da folha de pagamento.
Nesse caso, uma empresa especializada ficará responsável por planejar, executar as operações e enviar as declarações no prazo. Dependendo da sua escolha, é possível até contar com gestão de benefícios completa, unificando os serviços de corretagem e agilizando todos os processos e rotinas operacionais, o que agrega valor a um só fornecedor.
Na prática, a equipe contratada é quem tem que se preocupar com o acompanhamento e com o cumprimento das datas. Inclusive, a responsabilidade é transferida para a terceirizada e as movimentações passam a ocorrer de forma automatizada, evitando erros. Em caso de atrasos, o negócio contratante não é penalizado, o que traz mais qualidade, segurança e economia.
A folha de pagamento apresenta diversos prazos em relação ao recolhimento de tributos e envio de informações. Com essas soluções — especialmente, com o BPO — é possível acompanhar e cumprir todas as datas.
