Empresas de todos os segmentos e portes realizam mensalmente os cálculos de folha de pagamento, garantindo que os colaboradores recebam o salário no prazo acordado e de maneira correta, isto é, sem erros nos cálculos.
Mas, apesar desta ser uma atividade recorrente, ainda há muitos problemas com os cálculos de folha de pagamento, principalmente quando esse processo é realizado de forma quase que manual nas empresas. Por envolver uma série de questões trabalhistas, as inconsistências nessa atividade podem trazer problemas a longo prazo para a companhia.
Para te ajudar a mitigar os erros com cálculos de folha de pagamento, reunimos na sequência deste artigo 5 dicas essenciais para transformar essa importante atividade em sua empresa. Não perca!
1. Organize os colaboradores por categorias
Antes de iniciar os cálculos de folha de pagamento, é importante organizar essa atividade para evitar que possíveis erros possam vir a acontecer. Uma das medidas que ajudam os profissionais de RH nesse processo é a classificação dos colaboradores por categoria. Por exemplo, em uma empresa pode haver funcionários que pertencem à categoria comércio, enquanto outros são da indústria.
Quando existe essa diferenciação, é importante se atentar antes de iniciar os cálculos de folha de pagamento, pois cada categoria é regida por uma convenção coletiva diferente, então, é provável que as normas também sejam diferenciadas, exigindo maior atenção do time de RH.
2. Considere o cálculo de horas extras e adicionais
Com os funcionários já organizados em categorias, vamos para um outro passo bastante importante, que são os cálculos de folha de pagamento contemplando as horas extras e os adicionais previstos para os funcionários.
Os dados captados geralmente com base no cartão, livro ou sistema de ponto que a companhia utiliza ajudam a calcular o pagamento de horas extras trabalhadas durante o mês. Além disso, dependendo do regime e área, o colaborador pode ter que receber adicionais como insalubridade, periculosidade ou adicional noturno.
Há também outros pontos que os profissionais de RH precisam ficar de olho para evitar erros nos cálculos de folha de pagamento, como o repasse de salário família ou descanso semanal remunerado.
3. Contemple os custos de INSS e Imposto de Renda
Quem já trabalha com os cálculos de folha de pagamento sabe que tanto os custos de INSS quanto os descontos do Imposto de Renda são importantes e devem ser feitos com bastante atenção, evitando que dados incorretos gerem transtornos aos funcionários.
O INSS, por exemplo, tem variação entre 7,65% e 11%, dependendo do valor da remuneração recebida pelo colaborador. Já o valor do Imposto de Renda tem como base de cálculo o valor do salário deduzido o INSS.
Vale lembrar que para determinar a base de cálculo com a incidência do imposto direto na fonte, é preciso considerar como dedução legal eventuais dependentes, desconto do INSS, faltas e atrasos no período analisado.
4. Faça a dedução dos benefícios e possíveis descontos
Outra forma de mitigar erros com cálculos de folha de pagamento tem a ver com a dedução de todos os benefícios e descontos envolvidos na análise, como vale-transporte, vale-refeição, faltas, IR, contribuição sindical e INSS. Somente após a dedução desses pontos é que será possível apurar o valor líquido que será pago ao colaborador.
5. Utilize a tecnologia para os cálculos de folha de pagamento
Como vimos até aqui, os cálculos de folha de pagamento envolvem muitas análises que são essenciais para garantir que erros não venham a interferir nos valores recebidos pelos funcionários. Mas, quando esse processo é realizado quase que 100% de forma manual, as chances de ter inconsistências são grandes.
Neste cenário, a tecnologia se apresenta como uma grande aliada das empresas que buscam mitigar os erros com cálculos de folha de pagamento. Por meio de sistemas especializados, é possível entrar em um Painel de Gestão completo, no qual os gestores terão acesso a relatórios, dashboards e outras funcionalidades em tempo real, além do espelho da folha de pagamento.
Todos esses recursos tecnológicos aliados com análises detalhadas dos cálculos realizados pelo time de RH reduzirão consideravelmente os erros na folha de pagamento da sua empresa.
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