A rotina de um profissional da área de Recursos Humanos tem muitos processos, não é verdade? E dentre eles, o cálculo de folha de pagamento dos colaboradores é um dos que demanda mais tempo — além de ser indispensável, pois lida com a remuneração dos profissionais. Na hora de efetuar esse processo, por pressa, falta de prática ou desconhecimento, alguns erros podem acontecer.
O fato é que o cálculo de folha de pagamento começa bem antes do dia em que os colaboradores receberão seus salários. Ele envolve o recolhimento de uma série de informações e dados que permitem alcançar o valor justo a ser pago. Por isso, trata-se de uma rotina que exige organização, conhecimento e bastante atenção dos envolvidos — principalmente em relação às movimentações que os trabalhadores fazem durante o mês.
Continue a leitura e aprenda como fazer o cálculo de folha de pagamento sem perder tempo.
Confira o registro de admissões e demissões
Verifique se há novos colaboradores na organização ou se alguém foi desligado. Contabilizar valores a mais ou esquecer de colocar alguma informação pode gerar problemas futuros. Em relação ao novo colaborador, o não pagamento do salário dele pela falta de registro em sistema provoca insatisfação, além de denotar falta de organização no departamento de Recursos Humanos.
Observe também se o funcionário que entrou recentemente na empresa se encontra na categoria correta, contemplando valores como adicional noturno, de insalubridade e até de periculosidade. Eles precisam corresponder aos informados na CLT, a Convenção Coletiva de Trabalho. E não esqueça de contabilizar a remuneração das horas extras, pois o não pagamento pode se transformar em problemas na Justiça do Trabalho.
Outro ponto importante no cálculo de folha de pagamento é o registro de benefícios, comissões e demais formas de remuneração. Tudo deve ser devidamente discriminado na folha de pagamento. Portanto, o controle desses valores deve ser feito com rigor.
Efetue o fechamento do controle de ponto
No cálculo de folha de pagamento, o registro de ponto é fundamental para saber quantas horas foram trabalhadas por cada funcionário. Ele indica a necessidade de pagamento de horas extras ou os descontos ocasionados por faltas e atrasos injustificados. Por isso, ter um sistema de controle de ponto que seja digital pode ajudar você e sua equipe a economizar tempo — além de minimizar erros.
Por meio de um sistema de controle de ponto digital, é possível consolidar os dados e fazer o fechamento deste processo de maneira ágil e eficaz. E você nem precisa esperar o fim do mês para fazer o levantamento, pois os dados são lançados no software em tempo real. Sempre que precisar, pode efetuar consultas e solicitar relatórios — inclusive para os casos em que envolveram a demissão de alguém.
Consolide os benefícios e as remunerações variáveis
Dependendo das políticas da empresa, ela pode oferecer benefícios diferenciados para cada colaborador. Em algumas, o plano odontológico é opcional, portanto, nem todo mundo é obrigado a aderir. Você também não pode esquecer da remuneração variável, que geralmente é aplicada às equipes de vendas — caso das comissões. Se sua empresa trabalha deste modo, é importante manter todos os dados atualizados sempre.
Esse processo de consolidação evita descontos indevidos durante o pagamento dos funcionários e até mesmo os descontos que são necessários. É o caso do vale-transporte, do plano de saúde, do auxílio-farmácia e até dos adiantamentos salariais. Tudo precisa estar documentado para que seja consolidado durante o cálculo de folha de pagamento, para que o seu tempo seja otimizado.
Conheça os descontos que interferem no cálculo de folha de pagamento
Para efetuar o cálculo de folha de pagamento corretamente e sem perder tempo, você precisa conhecer os impostos e descontos mais praticados e que estão previstos em lei. Saiba quais são:
- Porcentagem do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
- Porcentagem do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
- Vale-refeição;
- Vale-transporte;
- Contribuição sindical mensal;
- Contribuição sindical anual;
- Descontos por faltas e atrasos;
- Pagamento de comissões, premiações e outros;
- Horas extras;
- Adicional noturno;
- Horas extras noturnas;
- Descanso Semanal Remunerado (DSR);
- Descanso Semanal Remunerado sobre as horas extras;
- Salário-família;
- Férias;
- Décimo terceiro salário.
Terceirize o cálculo da folha de pagamento
Uma das opções que você tem para otimizar seu tempo e facilitar o cálculo da folha de pagamento é terceirizar este processo. Por ser bastante complexo, pode gerar dúvidas na equipe de RH durante sua produção. Uma empresa especializada pode efetuar essa atividade de maneira prática e eficaz, sendo uma opção de menor custo do que a contratação de um profissional especificamente para isto.
Ao terceirizar o cálculo de folha de pagamento, sua empresa obtém uma redução na quantidade de falhas que antes oneravam os cofres dela. Como consequência, reduz-se a possibilidade de aplicação de sanções pelo não cumprimento dos direitos de um funcionário. Isso permite o acesso à tecnologias mais modernas, velocidade no processo e profissionais multidisciplinares, especialistas em constituição de folha de pagamento.
Para efetuar o cálculo de folha de pagamento sem perder tempo, você pode investir em treinamento e capacitação, ferramentas tecnológicas ou a contratação de um time especializado para ajudá-lo nesta árdua tarefa. A escolha é sua!
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