O eSocial, ou Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, torna simples o processo de comunicação das informações relativas aos trabalhadores, como a folha de pagamento, ao Governo.
Para o empregador, significa a unificação de informações como os vínculos empregatícios, as contribuições previdenciárias, os avisos prévios, as comunicações de acidente de trabalho, as escriturações fiscais e os dados sobre o FGTS.
Tudo isso ocorre por meio de uma transmissão eletrônica, reduzindo a burocracia para as empresas, pois substitui o preenchimento e a entrega individual de formulários e declarações.
Neste artigo, você verá como o eSocial está transformando a gestão de recursos humanos e como funciona a folha de pagamento digital no eSocial.
O impacto do eSocial na rotina do RH
A automatização da folha de pagamento com o eSocial transformou a rotina de trabalho do RH.
Podemos descrever o eSocial simplesmente como uma folha de pagamento digital. Contudo, esse sistema é parte das exigências governamentais e integra o software de gestão que a empresa já utiliza para executar suas rotinas.
Por meio dessa integração, o profissional de RH consegue emitir relatórios que são enviados automaticamente para órgãos como Receita Federal, Ministério do Trabalho, Caixa Econômica Federal e INSS.
Essa mudança é um dos principais desafios de quem trabalha na área de Recursos Humanos, pois a operação do sistema, seguindo às exigências do Governo, demanda novas aprendizagens.
Dessa maneira, é provável que seja preciso contratar profissionais capacitados para executar as rotinas previstas, além de disponibilizar treinamentos e programas de reciclagem aos que já atuam na gestão de pessoas.
A longo prazo, estima-se que o retorno seja muito positivo. O principal é o correto cumprimento das normas trabalhistas, tributárias e fiscais, aumentando a produtividade do RH.
Outro retorno positivo é a mudança na mentalidade da gestão. O uso de uma ferramenta como o eSocial faz com que os profissionais ganhem tempo para se dedicar a outras formas de atrair, gerir e reter talentos.
Como funciona a folha de pagamento no eSocial
A gestão de pagamentos dos colaboradores exige uma grande quantidade de dados e tempo, para evitar erros como o pagamento a mais ou o desconto indevido. No entanto, o eSocial simplificou esse processo.
A folha de pagamento no eSocial possui todos os dados do contracheque, desde o salário até o pagamento de horas extras e das contribuições obrigatórias. Por isso, ela agiliza processos de admissão e demissão.
O cadastro dessas e de outras informações é feito on-line, permitindo a verificação imediata dos dados. Isso também ocorre em relação à fiscalização das empresas, que passa a ser automática.
Vantagens da folha de pagamento no eSocial
Uma vez que une declarações essenciais para qualquer empresa nacional em um único documento, o eSocial proporciona facilidades aos profissionais de RH.
As declarações anteriormente separadas e com diferentes prazos passam a fazer parte dessa base de dados. As informações, portanto, são alimentadas quase que simultaneamente em relação às mudanças ocorridas na organização.
Entretanto, mesmo com essa adaptação, que leva tempo e preparo, são muitas as vantagens em adotar a folha de pagamento pelo eSocial. Confira:
Otimização do tempo
O sistema do eSocial permite que os dados das horas trabalhadas, impostos, previdência e benefícios, sejam analisados e enviados com mais rapidez.
Há seleções por faixa salarial, tempo de serviço e outras que realizam cálculos automaticamente. Logo, economizam tempo ao não realizar esses trabalhos manuais — além de reduzir as chances de erro.
Eficiência operacional
A transformação digital da folha de pagamento digital diminui as chances de erros operacionais.
A gestão das informações ganha mais eficiência com a folha de pagamento digital do eSocial. Todos os dados a respeito do pagamento ficam reunidos em um único local.
Torna-se, portanto, mais fácil aplicar faltas, horas extras e reajustes, evitando problemas ocasionados por variações mensais.
O eSocial ainda emite relatórios, facilitando as decisões dos gestores e diminuindo o acúmulo de papéis nas empresas.
Cumprimento de obrigações legais
Destacamos que a utilização do eSocial é uma exigência do Governo Federal. Por isso, sua adoção ajuda a cumprir as obrigações legais e evitar problemas com a Justiça.
Uma maneira de facilitar a adaptação é o investimento em uma solução digital como o BPO da folha de pagamento. Trata-se da terceirização dessa atividade, permitindo que a empresa direcione seus esforços para o próprio core business.
Por meio dessa solução, o RH se torna uma área como foco ainda mais estratégico e atuante na empresa, pois deixa de executar uma das tarefas que mais demandam esforço e tempo.
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