O gerenciamento de processos é um conjunto de atividades realizadas para gerar resultados e aumentar a produtividade em qualquer área da empresa. Em RH, otimiza tempo, reduz custos, melhora o clima organizacional e aumenta o foco dos colaboradores nas tarefas.
Para obter êxito nesse modelo de gestão, faz-se necessário identificar, organizar, normatizar, controlar, medir e acompanhar cada um dos processos existentes. Para isso, o gerenciamento de processos estipula procedimentos, gerencia, planeja ações e mensura resultados.
Por meio de um eficiente gerenciamento de processos, é possível alcançar melhorias operacionais, estratégicas e táticas, as quais são fundamentais para qualquer gestão de RH. Continue a leitura e saiba como aplicar esse conceito na rotina de sua área.
Gerenciamento de processos: passo a passo
Esse gerenciamento requer mapeamento de processos e diagnósticos para identificar os fatores que contribuem com os ciclos de efetividade do seu RH. Por meio deles será possível contribuir com a formação de colaboradores capacitados e engajados.
Observe que processos envolvem pessoas — as figuras que estão por trás dos resultados de sua empresa. São elas que têm ideias, cumprem metas, operam máquinas e colaboram entre si para os propósitos organizacionais. Para envolvê-las no ciclo do gerenciamento de processos, é necessário cumprir alguns passos. Conheça os principais:
Mapear
O primeiro passo envolve o mapeamento de processos — afinal, uma gestão eficiente requer conhecimento. Por meio dele, é possível definir padrões e visualizar os processos que necessitam de integração e de automação.
Definidos os processos que serão mapeados, você deve iniciar a coleta de todas as informações relacionadas. Aproveite para reunir documentos, listas de checagem, formulários, tabelas e outros arquivos que o ajudem a entender os processos.
Após conhecer a fundo os processos atuais, você obtém as informações para enxergar as oportunidades de melhoria em gargalos, controles paralelos, duplicidades, atrasos e outros. A partir delas, o gerenciamento de processos deve agir e modelar as novas estratégias.
Modelar
O início dessa etapa do gerenciamento de processos se deu quando você começou a juntar informações sobre os processos. No entanto, é necessário conhecê-los a fundo para saber onde começam e terminam, que propósitos deveriam cumprir e quem faz parte dele.
Essas informações são fundamentais para que você crie um diagrama de fluxo. Por meio dele, é possível visualizar cada processo como um todo. É nesse ponto que ocorre a identificação, por exemplo, dos pontos fracos que exigem melhorias.
A partir do que foi obtido, torna-se possível criar cenários e alternativas que o levam a alcançar os resultados desejados. Também vale a pena revisar os processos para verificar se alguma adaptação pode ou não contribuir com eles.
Executar
Momento em que os novos processos entram em ação. Para obter sucesso nesta etapa do gerenciamento de processos, é importante que a execução seja feita de forma real, ou seja, exatamente com as pessoas envolvidas na realização das tarefas.
A prática dos novos processos permite, mais uma vez, que você enxergue novas oportunidades de melhoria. Ao identificá-las, faça os ajustes necessários e converse com sua equipe para que tudo permaneça funcionando o melhor possível.
A fase de execução é essencial no ciclo de gerenciamento de processos, pois pode colocar em risco as etapas já cumpridas se não for realizada de forma correta. Sendo assim, deve receber o máximo de atenção para que seja cumprida corretamente.
Monitorar
Enquanto implementa e executa os novos processos de RH, aproveite para monitorá-los. Esse acompanhamento é indispensável, pois permite reunir dados reais sobre o bom ou mau funcionamento das suas ações.
Um monitoramento confiável mostra se o mapeamento dos processos e a modelagem estavam corretas e se os objetivos estabelecidos foram atingidos. Também será possível visualizar se os novos processos influenciam positivamente na empresa.
No entanto, ressaltamos que o monitoramento é uma etapa que precisa ser implementada ao longo do ciclo de gerenciamento de processos. Cada decisão precisa ser mensurada para evitar o acúmulo de erros.
Otimizar
Você já mapeou, modelou, executou e monitorou os processos que são fundamentais. Mas o trabalho não acaba aqui. Agora é o momento de planejar métodos e buscar ferramentas para o aprimoramento contínuo desses processos de RH.
A questão fundamental é: como pode ser feita essa melhoria nos processos?
A otimização dos processos acontece por meio da análise cíclica em ferramentas de qualidade. São elas que levantam indicadores que permitem a elaboração de planos e ações preventivas e corretivas.
Apesar de parecerem independentes, todas as etapas listadas encontram-se interligadas e sempre há espaço para crescer e melhorar um processo.
Gerenciamento de processos: impactos no RH
Um gerenciamento de processos correto permite que a gestão do RH seja mais eficiente. As metas e a evolução dos resultados passam a ser acompanhadas sempre de perto, possibilitando o aumento na qualidade do trabalho e a redução de custos.
A área de Recursos Humanos é estratégica dentro de qualquer organização. Se ela não é gerenciada de maneira eficiente, seus processos se tornam obsoletos e pouco contribuem com o futuro da empresa.
O gerenciamento de processos leva sua gestão a ter visão de futuro por meio do correto acompanhamento de cada etapa percorrida, fazendo com que alcançar os resultados organizacionais desejados seja mais fácil.
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