Mudanças no eSocial: saiba como manter sua empresa atualizada

Imagem da tela de um notebook contendo gráficos e ilustrações, com uma caneca metálica e anotações diversas dos lados.

O eSocial, sistema eletrônico unificado e simplificado pelo qual os empregadores comunicam informações relativas aos seus colaboradores ao Governo Federal, está passando por mudanças, visando se modernizar.

O objetivo do governo é simplificar ainda mais a rotina das empresas e, ao mesmo tempo, diminuir a burocracia e estimular a geração de postos de trabalho. Após discussões e consultas feitas com diferentes setores empresariais e sociais, a decisão de modernizar o sistema veio para “(..)simplificar, desburocratizar e permitir que o Estado e o empregador se unam para gerar crescimento”, segundo Rogério Marinho, secretário do Ministério da Economia. 

Continue a leitura para relembrar o que já mudou no eSocial e quais mudanças ainda estão por vir!

Mudanças no eSocial: o que já está sendo feito

Entre os dias 8 e 12 de julho ocorreram os ajustes finais da versão 2.5 do eSocial, com o objetivo de deixar esse sistema ainda mais prático, funcional e moderno.

Essas mudanças no eSocial visam a flexibilização de diversas regras e a conversão de alguns campos que antes eram obrigatórios em facultativos. Na prática, serão antecipadas diversas simplificações para quem já usa o sistema.

Desenvolvedores e usuários não precisam se preocupar com ajustes, pois a estrutura do eSocial foi mantida. No entanto, é preciso ficar atento ao que mudará em curto prazo, até janeiro de 2020:

Manutenção da numeração da versão do sistema

A versão 2.5 permanecerá com o mesmo nome, portanto, não haverá a necessidade de alterar os arquivos XML enviados.

Campos que serão facultativos na atualização

Os campos {nmRazao}, {contato} e {softwareHouse}, que aparecem no evento Informações do Empregador (S-1000), deixarão de ter preenchimento obrigatório.

O mesmo ocorrerá com o campo {indPriEmpr} e grupos {documentos} e {filiacaoSindical} do evento de admissão (S-2200).

Exclusão de campos não obrigatórios

Serão excluídos os campos que pertencem a eventos ainda não obrigatórios.

eSocial: mudanças previstas para os próximos anos

Imagem de uma mesa onde um homem e uma mulher, com roupas corporativas, conversam sobre negócios enquanto leem o jornal e usam um laptop. A imagem busca ilustrar uma coversa sobre mudanças no eSocial.

Ainda em julho de 2019, o então secretário especial de previdência e trabalho, Rogério Marinho, falou sobre a divisão do eSocial em outros dois sistemas. Um seria da Receita Federal e o outro do Ministério do Trabalho.

Um desses sistemas seria destinado às grandes e médias empresas e o outro, mais simplificado, para os pequenos empregadores. Desse modo, o nível de exigência de cada software será diferente.

Trata-se de uma mudança positiva, pois esses empregadores possuem diferenças, por exemplo, a forma como recolhem a contribuição previdenciária patronal — que não existe no caso das empresas optantes pelo Simples Nacional.

Quem ganha com as mudanças no eSocial?

As empresas são as maiores beneficiadas com a modernização do eSocial, pois a desburocratização facilita processos e melhora a produtividade de quem precisa fazer o envio dos documentos obrigatórios.

Destacamos ainda que medidas assim estimulam o desenvolvimento e o crescimento das organizações, gerando mais empregos!

As mudanças no eSocial também servem como incentivo ao empregador que ainda não está comprometido com as responsabilidades civis, trabalhistas e sociais. Com um sistema mais simples de usar, ele pode se adequar às obrigações e evitar a sonegação de impostos.

E o cronograma do eSocial?

O cronograma de implantação do eSocial está mantido e, em teses, todos os empregadores, independentemente do tipo de tributação, já aderiram ao eSocial.

Somente as empresas do terceiro grupo, ou seja, optantes pelo Simples Nacional, ainda não estão obrigadas a enviar a folha de pagamento — algo que acontecerá em janeiro de 2020.

Como as empresas devem se preparar?

Imagem de duas pessoas dando um cumprimento de mãos em ambiente corporativo, fechando um negócio.

Os últimos anos foram decisivos para as empresas, pois tiveram tempo para organizar processos e informações antes de aderirem ao eSocial.

Mas e a empresa que ainda não está com tudo alinhado?

Alguns passos são fundamentais:

  • Revisão no cadastro dos trabalhadores para deixá-los coerentes e em ordem.
  • Revisão nos processos que serão afetados pelo eSocial.
  • Contratação de software de folha de pagamento compatível com o eSocial.
  • Conscientização de todos os colaboradores para que as informações que alimentarão o sistema estejam corretas.
  • Treinamento dos profissionais para operar o sistema.

Nesse aspecto, é fundamental que a sua empresa busque um parceiro capacitado para que esse preparo ocorra do melhor modo e o mais rapidamente possível.

Entre as possibilidades, você pode terceirizar a gestão da folha de pagamento para um parceiro especializado, como a 2easy. Assim, sobra tempo para se dedicar a outros aspectos de seu negócio e não se preocupar tanto com as constantes mudanças que estão ocorrendo.

Outra opção é a contratação de um completo sistema de gestão que, dentre as funcionalidades, possui um módulo para folha de pagamento — já adequado às regras do eSocial.

O mais importante é ter a consciência de que, mesmo diante das mudanças do eSocial que estão por vir, algumas obrigatoriedades já devem ser cumpridas e sua empresa não pode perder tempo pela falta de adequação ou preparo.

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