É enorme o tanto de burocracia que diminui a produtividade das empresas no Brasil e, consequentemente, as margens de lucro. Na tentativa de amenizar uma parte desse problema, o Governo Federal lançou uma plataforma digital para que 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas fossem enviadas de maneira unificada. Mas você sabe o que é eSocial?
Essa iniciativa recebeu o nome de eSocial, que permite o registro de novas informações, integra processos e disponibiliza os dados imediatamente para todos os órgãos envolvidos. É uma nova forma de prestação de informação, porém, mais adequada à realidade do atual setor empresarial brasileiro.
Continue a leitura e saiba tudo sobre o que é eSocial, a folha de pagamento digital.
O que é eSocial?
O que é eSocial é uma pergunta essencial, o termo significa: Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Ele obriga os empregadores a comunicar ao Governo Federal, de forma unificada, todas as informações relativas aos trabalhadores: vínculos, contribuições previdenciárias, aviso prévio, escriturações fiscais, folha de pagamento e outras.
Essa iniciativa faz parte do projeto Sped, o Sistema Público de Escrituração Digital. Trata-se de uma tentativa do poder público de reduzir a burocracia das obrigações fiscais que impactam as empresas brasileiras. Por isso, o eSocial envolve a Caixa Econômica Federal, o Ministério do Trabalho, a Receita Federal e o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).
Por meio do eSocial ocorre a unificação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Assim, a transmissão, a validação, o armazenamento e a distribuição desse conjunto de dados ficam padronizados em todo o país.
Isso facilita o trabalho do profissional de Recursos Humanos, já que ele pode enviar todas as informações dos trabalhadores (CAGED, GFIP, RAIS e outras) de uma única vez — aumentando sua produtividade. Por outro lado, viabiliza a garantia aos direitos previdenciários e trabalhistas, racionalizando e simplificando o cumprimento das obrigações.
O eSocial, que entrou em vigor em 8 de janeiro de 2018, elimina a redundância nas informações prestadas por pessoas físicas e jurídicas. Vale destacar que as micro e pequenas empresas têm um tratamento diferenciado previsto pela legislação, que será por meio de um módulo específico no software do eSocial.
Como o eSocial vai funcionar?
Além de saber o que é eSocial é importante entender a prática, as empresas devem enviar, periodicamente e de forma unificada, 15 obrigações para a plataforma digital eSocial. São elas:
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CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), que serve para controlar as admissões e demissões dos profissionais contratados sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho;
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CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho);
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CD (Comunicação de Dispensa);
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CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);
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DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais);
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DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte);
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Folha de pagamento;
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GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social)
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GPS (Guia da Previdência Social);
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GRF (Guia de Recolhimento do FGTS);
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LRE (Livro de Registro de Empregados);
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MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais);
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PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário);
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QHT (Quadro de Horário de Trabalho);
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RAIS (Relação Anual de Informações Sociais).
Todas as informações farão parte de um banco de dados administrado pelo Governo Federal, unificando trabalhadores, empresas, escritórios de contabilidade e de recursos humanos. Como essas informações já são registradas em outros meios, o sistema simplifica o envio e evita o tratamento daquelas que aparecem em mais de um documento.
Vale lembrar que existe um cronograma de implantação desse sistema, que é realizado em duas etapas. A primeira começou no dia 01 de janeiro de 2018, somente para as empresas que faturaram, em 2016, mais de R$ 78 milhões. A segunda iniciará em 01 de julho de 2018, tornando o eSocial obrigatório aos demais empregadores e contribuintes.
Para as empresas, especialmente as equipes de RH, o eSocial simplifica processos e oferece ganho de produtividade. Essa unificação de informações reduz ainda a quantidade de erros nos cálculos e oferece maior segurança jurídica para todos, principalmente as companhias que seguem a legislação.
O que avaliar para saber se a sua empresa está preparada?
Agora que você sabe o que é eSocial, é importante avaliar se a sua empresa está preparada para as adaptações que ele propõe. É preciso agilidade para atender às novas exigências e não arcar com multas ou ter suas contratações bloqueadas. Se ainda não aderiu ao programa, veja a seguir o que é necessário.
Verifique a capacidade do seu sistema de gestão
O sistema de gestão deve ir além do auxílio na padronização das informações processadas. É necessário que o seu sistema notifique e se relacione com os usuários que enviarão as informações por meio do eSocial. Portanto, considere sua capacidade tecnológica e a automação dos processos exigidos pela plataforma do governo.
Centralize todas as informações para cumprir as normas
Sua solução tecnológica de gestão deve centralizar em um único lugar de consulta as informações necessárias para cumprir as normas do eSocial. Ele precisa ser capaz de, por exemplo, mostrar as informações que foram aprovadas e rejeitadas, apontando o porquê nos casos de não-recebimento e facilitando a correção de forma fácil e rápida.
Disponibilize um suporte qualificado para as dúvidas
Assim como toda novidade, é comum que os profissionais responsáveis pelo envio das informações ao eSocial tenham dúvidas. Por isso, é essencial disponibilizar um suporte qualificado para respondê-las, principalmente no início da adoção ao sistema. Treine e capacite sua equipe para que esse processo seja cumprido com o mínimo possível de intervenção no dia a dia da empresa.
Digitalize a folha de pagamento
A folha de pagamento digital, que é uma das exigências do eSocial, permite um maior controle de dados como salário, vale-transporte, INSS, bônus e outros. Ela facilita os processos da equipe de RH e traz informações corretas sobre os valores pagos e descontados de cada trabalhador, evitando gastos de tempo e minimizando as chances de erro.
Ficou com alguma dúvida sobre o que é eSocial e sua implementação? Deixe seu comentário para nós.
