As planilhas de contas a pagar facilitam o controle das despesas da empresa, mantendo a organização das contas por data de vencimento e evitando que o pagamento seja esquecido. Desse modo, contribui para que não tenha gastos com juros e multas.
Quando o atraso no pagamento das contas é frequente, o reflexo é o aumento do valor de cada conta — um dinheiro que pode fazer total diferença em determinadas áreas da companhia.
Para evitar esse tipo de problema, é importante conhecer o controle de contas a pagar e saber como ter uma planilha eficiente para organizar os gastos da sua organização. Confira nossas dicas!
O que é controle de contas a pagar?
O controle de contas a pagar é um relatório que lista todos os compromissos financeiros da empresa, fornecendo ao administrador ou gestor a possibilidade de verificá-los de maneira rápida e precisa. Esse relatório identifica:
- Obrigações a pagar;
- Prioridades do que deve ser pago, caso aconteça alguma dificuldade financeira;
- Quais obrigações contratadas não foram pagas;
- O prazo de pagamento para que ele não seja perdido;
- Formas de evitar juros e multas;
- Como realizar pagamentos antecipados e conseguir descontos;
- Informações úteis para o fluxo de caixa;
- Como pode ser feita a conciliação dos dados com os saldos contábeis.
Quais os tipos desse controle?
Você encontra diversas soluções para realizar as planilhas de contas a pagar e garantir mais controle, como: fichas impressas, planilhas e softwares. É importante considerar a solução mais adequada à realidade da companhia.
Abaixo, listamos as principais vantagens e desvantagens de cada tipo:
Ficha impressa
A ficha impressa vêm em folhas soltas para fichário ou impressas em cadernos. Elas podem ser práticas, pois basta preencher as informações a lápis ou à caneta. Contudo, não indicam erros que podem alterar o seu controle de contas a pagar.
Planilhas de contas a pagar
Qualquer computador tem acesso a softwares de edição de planilhas — pagos ou gratuitos. As planilhas de contas a pagar podem ser personalizadas de acordo com a realidade da companhia, mas isso exige certo conhecimento na hora de editar.
Outro ponto positivo é que fórmulas inseridas na planilha são capazes de somar, subtrair, multiplicar, dividir e fazer outros cálculos automaticamente. Portanto, com essa opção, os erros da ficha impressa são evitados.
Outros softwares
É possível encontrar no mercado softwares especializados em contas a pagar, tanto gratuitos quanto pagos. Eles são muito eficientes, principalmente os que se conectam ao fluxo de caixa.
Os softwares vêm com outras funções interessantes e muito úteis, como os alertas que evitam o atraso no pagamento das contas. Em alguns casos, eles se conectam à conta bancária e realizam o pagamento de forma automática.
O software e as planilhas de contas a pagar são as opções indicadas?
Sim, pois tratam-se de soluções digitais que podem ser facilmente acessadas por dispositivos como computadores de mesa, notebooks, celulares e tablets. Assim, o controle de contas a pagar ocorre a todo instante e em qualquer lugar.
No caso das planilhas de contas a pagar, aqui vão os passos para que você elabore a sua:
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Faça um levantamento com todas as contas
Para que a planilha funcione como uma ferramenta de organização, evitando o esquecimento da data de vencimento das contas, é necessário listá-las — mesmo as que não constam em recibos ou notas fiscais.
- Escolha o software para montar a planilha
Softwares como Microsoft Excel e Google Planilhas são bastante conhecidos e possuem inúmeras vantagens, como salvamento, compartilhamento e edição on-line.
O Excel pode ter licença adquirida a parte ou já ativa no computador, enquanto o Google Planilhas é uma ferramenta gratuita da Google.
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Estruture as planilhas de contas a pagar
Antes de inserir qualquer informação, salve o documento em “Salvar Como” e nomeie-o. Salve a planilha em uma pasta no computador ou na nuvem, ou seja, em servidores on-line que permitem o compartilhamento.
Determine o número de colunas e células que as planilhas de contas a pagar devem ter. Lembre-se de que este número deve estar de acordo com a quantidade de informações levantadas.
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Coloque os dados na planilha
Transcreva os dados para o documento, contudo, tenha o máximo de atenção para não confundir os valores, pois isto pode comprometer o resultado e gerar dores de cabeça no futuro.
Coloque-os individualmente e sem pressa. Depois, confira se todas as informações foram inseridas e se os valores e os vencimentos estão corretos.
Destacamos que a opção “Salvar” deve ser acionada sempre que possível quando o documento estiver salvo no computador. Quando ele é on-line, essa opção é acionada automaticamente.
Além da planilha, softwares especializados podem assumir — de maneira automática — o controle de contas a pagar.
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