A folha de pagamento é uma das tarefas mais importantes do setor de RH. No entanto, algumas empresas ainda não modernizaram o processo, que continua sendo feito manualmente.
Mas isso pode acarretar uma infinidade de erros, que envolvem cálculos e aspectos jurídicos e legislativos. E, mais adiante, a organização acaba tendo que lidar com gastos desnecessários, multas e indenizações.
Sendo assim, é importante conhecer os maiores erros nesta atividade e aprender a evitá-los com precisão. Vamos lá?
Deixar cálculos fora da folha de pagamento
O primeiro erro mais comum é deixar cálculos fora da folha de pagamento. Eles normalmente incluem horas extras, remuneração base, contribuição sindical, descontos em folha, benefícios, entre outros.
À mão, as contas podem não estar completas e o valor calculado fica abaixo do que é devido. Para evitar que esse problema aconteça, é muito importante planejar os gastos desse documento e até mesmo deixar tudo registrado em um bom sistema de gestão online, que automatiza as etapas desse processo.
Não ficar de olho nas mudanças da legislação trabalhista
Outra questão que ocorre com frequência é se esquecer de acompanhar possíveis mudanças na legislação trabalhista, como o e-social e as constantes MP que foram criadas devido a pandemia do Covid -19l. Qualquer novidade do tipo deve ser imediatamente adotada pelo RH para evitar maiores transtornos em relação aos direitos e pagamento dos colaboradores.
Não adequar essas questões a tempo pode, também, levar a empresa a ter problemas com órgãos fiscalizadores. Terceirizar essa atenção com uma empresa especializada costuma ser uma ótima alternativa, para que não haja atrasos na adoção de medidas e para que a organização possa destinar sua atenção para outras atividades internas igualmente importantes.
Errar ao prever custos
É comum errar na previsão de custos que não são considerados corriqueiros. Ou seja, aqueles que não são registrados todos os meses, como 13º salário, férias e potenciais pagamentos de multa rescisória.
A empresa que se esquece de considerá-los na folha de pagamento pode ficar no vermelho se não tiver uma reserva necessária para as despesas. Para não cometer mais essa falha, o ideal é investir em um software de processamento de folha, que mantém todos esses registros e alertas atualizados para que nada fique sem a cobertura financeira correta.
Utilizar categoria e enquadramento errados
Cada categoria profissional conta com uma convenção coletiva específica. Isso significa que a submissão à jurisdição é feita também em sindicatos diferentes.
Caso esse campo seja preenchido de maneira incorreta, as despesas também serão calculadas erroneamente. A empresa fica prejudicada, mas o funcionário também. O enquadramento é essencial nessa parte: se o trabalhador é assalariado, pessoa jurídica, freelancer ou tem outro vínculo.
Uma empresa especializada em soluções de Recursos Humanos pode trazer um olhar mais clínico na hora desse cadastramento. E o software utilizado para gerir os colaboradores, permite um controle mais aprofundado dos registros e possíveis mudanças ao longo do tempo.
Como você pode ver, a maioria dos cuidados em relação à folha de pagamento é resolvida com a ajuda da tecnologia. Por isso, considere a contratação de sistemas de gestão e a terceirização de agregar esses serviços na mão de um fornecedor da área. Você verá uma grande transformação nas tarefas de RH e conseguirá manter tudo em ordem com qualidade e segurança.
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