A viagem a trabalho faz parte da rotina de muitos trabalhadores, seja para visitar um cliente ou acompanhar a expansão da empresa para novos mercados.
Mas como fica a questão da segurança dos colaboradores durante esses deslocamentos?
Quando precisam viajar, alguns profissionais têm dúvidas em relação aos direitos trabalhistas. Como as despesas serão pagas? Receberão horas extras?
Por isso, é importante que a viagem a trabalho possua regras claras para todos.
Para ajudá-lo nesse sentido, preparamos este artigo explicando o que as leis trabalhistas preveem em relação às viagens a trabalho.
Conheça boas práticas de gestão e benefícios que podem ser oferecidos!
A segurança na viagem a trabalho
Viajar a trabalho, para muitos colaboradores, significa estar diante de uma excelente oportunidade de desenvolvimento profissional.
Representar a empresa em outra região é uma forma de saber que há a confiança dos seus gestores, por exemplo.
Para que o trabalho seja bem executado, algumas medidas devem ser tomadas, tanto pela empresa quanto pelos colaboradores que viajarão. Essas medidas evitam que problemas atrapalhem a atividade que será realizada.
A primeira e mais importante medida é o planejamento estratégico. Tudo o que será feito durante a viagem a trabalho deverá constar em um roteiro, a fim de auxiliar quem representará a organização.
Esse planejamento deve conter:
- Formas de deslocamento;
- Período de hospedagem;
- Valor disponível para gastos;
- Vestimenta recomendada;
- Materiais de trabalho que serão utilizados;
- Contato para solicitar auxílio, caso aconteça algum imprevisto.
O que diz a lei trabalhista sobre esse tipo de viagem
A Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) não possui regras claras em relação às horas extras feitas durante a viagem a trabalho. No entanto, alguns fatores devem ser considerados.
Os trabalhadores que possuem acordo e controle da carga horária trabalhada devem receber horas extras, desde que sejam feitas.
Isso não ocorre com os profissionais sem controle da carga horária, pois não há como comprovar as horas trabalhadas.
Outro ponto importante é a pernoite em outra cidade. Ela só será considerada como intervalo de descanso caso o colaborador não esteja trabalhando.
Em uma viagem a trabalho, todas as atividades realizadas pelo colaborador devem ser detalhadas e reembolsadas.
Se ele fica à disposição da organização, tendo que jantar com clientes ou participando de outras atividades solicitadas, esse período será considerado como hora extra trabalhada.
Já as diárias e as despesas de viagem constam na CLT e têm como objetivo ressarcir o colaborador dos custos desse deslocamento. Contudo, o pagamento da primeira diária é feito regularmente, enquanto o da segunda esporadicamente.
As despesas ocasionadas por uma viagem a trabalho devem ser reembolsadas pelo empregador, desde que obedeçam às normas pré-estabelecidas — que podem ser, por exemplo, a comprovação dos gastos.
Entre as despesas reembolsáveis, destacamos as seguintes:
- Gastos com alimentação e passagens;
- Depreciação do veículo, quando este é do colaborador;
- Diárias de qualquer tipo de hospedagem;
- Valores de deslocamentos no destino;
- Ingressos e entradas para eventos corporativos.
O ressarcimento das despesas reembolsáveis deve constar na folha de pagamento. E quando não ultrapassam 50%, os encargos trabalhistas não são cobrados.
As medidas que devem ser tomadas pela organização
As organizações devem estar atentas em oferecer as melhores opções de benefícios para a segurança e planejamento do trabalhador
A seguir, você receberá sugestões de boas práticas e benefícios para sua empresa investir e oferecer às viagens a trabalho.
Comprar passagens com antecedência
As viagens a trabalho devem ser solicitadas com antecedência, pois envolvem as agendas de diversos profissionais.
Aproveite e defina quais e quantos colaboradores viajarão, adquirindo as passagens com antecipação.
Cadastrar a empresa em programas de pontos e milhas aéreas
Isso pode ser feito tanto para os gastos em cartões corporativos quanto as compras feitas nos sites das companhias aéreas.
Se há um fluxo intenso de colaboradores viajando, o acúmulo de pontos e milhas pode ajudar a economizar nos valores das passagens, hospedagens e até deslocamentos com carros alugados.
Estabeleça parcerias com empresas de transporte
O destino em questão é realizado com frequência para os colaboradores da sua empresa?
Se sim, busque parceiros de transporte para conseguir valores mais acessíveis, além de garantir segurança, comodidade, atendimento 24 horas e notas fiscais seguras.
Faça o mesmo com as redes de hotéis
O valor da hospedagem representa uma parte importante do orçamento destinado à viagem a trabalho.
No entanto, parcerias com redes de hotéis tendem a diminuir os custos, principalmente as que estão presentes em várias regiões e até outros países.
Ofereça um seguro viagem
O seguro viagem poderá poupar a empresa e seus colaboradores de muitos problemas, como os de saúde e o extravio de bagagens.
No caso das viagens internacionais, alguns destinos exigem esse tipo de seguro.
Utilize uma ferramenta para fazer a gestão de benefícios
É fundamental que sua empresa tenha uma ferramenta para gerir os benefícios oferecidos para a viagem a trabalho. Por meio dela, torna-se possível prever custos e garantir uma maior economia.
Quando a empresa investe na segurança dos colaboradores que frequentemente estão em viagens a trabalho, eles se tornam mais focados nas atividades que realizarão e, consequentemente, produtivos o suficiente para trazer os resultados esperados.
Invista em segurança para viagem a trabalho e conheça a ferramenta de Gestão de Benefícios da 2easy.
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