Software de folha de pagamento: minha empresa precisa?
Quando falamos em uma gestão eficiente de pessoas dentro de uma empresa é imprescindível que ela tenha um sistema de folha de pagamento. Fazer todos os registros de salários, descontos e bonificações de cada funcionário manualmente hoje já é considerado algo bem ultrapassado.
O que é folha de pagamento?
Antes de tudo, o que é essa folha de pagamento? É um documento que retrata todas as informações relacionadas ao colaborador da empresa, como faltas e dias trabalhados, os descontos realizados no salário, horas extras, entre outros dados.
De acordo com o decreto de lei 3.048/99, toda empresa é obrigada a elaborar mensalmente a folha de pagamento para os seus funcionários. O documento representa para o governo uma comprovação de que a corporação está em dia com as suas obrigações trabalhistas!
É por esses e outros motivos que ter um software de folha de pagamento é tão importante para a sua empresa.
Motivos para aderir ao sistema de folha de pagamento
Unificação das áreas: ao escolher um software para elaborar a folha mensal da sua empresa, você poderá integrar todos os setores que precisam ter acesso às informações, como a contabilidade e o RH, por exemplo. Assim, as áreas conseguirão executar suas tarefas sem problemas, de forma totalmente automatizada.
Cálculos automáticos: a ferramenta diminui a possibilidade de erro humano no pagamento dos salários, além de evitar atrasos nos depósitos e transferências bancárias. Todas as datas e os valores financeiros serão calculados pelo software, sem ter a necessidade de operações individuais e várias planilhas.
Distribuição de holerites: se os cálculos são feitos pelo software, a distribuição dos holerites também será automática. A tecnologia permite que os demonstrativos de pagamento de todos os funcionários sejam gerados, separados e enviados com precisão. Muitos sistemas notificam o funcionário sobre a chegada do documento via SMS, por exemplo.
Controle de ausências: usar o sistema para controlar faltas é de grande utilidade à gestão. O ideal é que o software venha com um mecanismo para que o colaborador informe a data e o motivo da ausência, anexando atestados e deixando comentários. Assim, o gestor já pode avaliar o caso de maneira prática.
Segurança para a empresa e para os funcionários: erros na folha ou perda de dados geram processos trabalhistas ao empregador. Um sistema de folha de pagamento simplificará as atividades do dia a dia e protegerá os funcionários e a empresa de possíveis falhas.
Processos internos ficam menos burocráticos: os softwares de folha de pagamento garantem a integração de processos internos e isso ajuda especialmente se a empresa tiver áreas interdependentes entre si. Ter o acesso rápido aos dados dos funcionários é essencial para otimizar o trabalho dos setores financeiro, contábil e de gestão.
Facilidade ao cumprir obrigações fiscais: os contadores precisam ter acesso às folhas de pagamento para elaborar relatórios ao Fisco, mas eles podem ter dificuldades para cumprir os prazos devido à demora no envio desses documentos pelos outros setores da empresa. Como citamos anteriormente, integrar os setores facilita todo o processo, assim, o time poderá trabalhar junto, cumprindo prazos e evitando problemas futuros.
O diferencial de nosso serviço de BPO (terceirização da folha) é que oferecemos um sistema com uma das melhores tecnologias. A responsabilidade do processamento, geração dos cálculos e conferência fica por nossa conta! Gerenciando desde as tarefas operacionais ou repetitivas às questões mais estratégicas, o suporte trará redução de custos e garantia nos processos da sua empresa.
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