A folha de pagamento é uma das atividades mais importantes e complexas de uma empresa, pois envolve o pagamento dos salários, benefícios e encargos dos colaboradores, além de cumprir com as obrigações fiscais e trabalhistas. Por isso, muitas empresas optam por terceirizar a folha de pagamento, ou seja, contratar um serviço especializado que realiza todas as tarefas relacionadas à gestão da folha.
No entanto, para que o BPO (Business Process Outsourcing) de folha de pagamento seja bem-sucedido, é preciso seguir alguns conselhos que vão desde a escolha do fornecedor até o acompanhamento dos resultados. Sendo assim, confira a seguir 9 dicas para garantir a conformidade legal ao terceirizar a folha de pagamento da sua empresa!
O que é BPO de folha de pagamento?
Antes de mais nada, vamos ao conceito de BPO de folha de pagamento. Em princípio, BPO é a sigla para Business Process Outsourcing, que significa terceirização de processos de negócio.
No caso da folha de pagamento, o BPO consiste em delegar a uma empresa externa todas as atividades que envolvem o cálculo e o pagamento dos salários, benefícios e encargos dos funcionários, bem como a emissão dos documentos e relatórios necessários. O objetivo da atividade é reduzir custos, otimizar tempo, aumentar a eficiência e garantir a conformidade legal.
Benefícios da terceirização da folha de pagamento
O BPO de folha de pagamento traz diversos benefícios para as empresas que optam por esse serviço, tais como:
- Redução de custos, pois ao terceirizar a folha de pagamento a empresa economiza com a contratação e treinamento de pessoal, infraestrutura, softwares e equipamentos necessários para realizar essa atividade internamente.
- Aumento da produtividade, já que ao delegar a folha de pagamento a uma empresa especializada, a empresa pode focar no seu core business, ou seja, nas atividades que geram valor para o seu negócio.
- Melhoria da qualidade, pois a empresa passa a contar com profissionais qualificados e experientes no assunto, reduzindo assim, os riscos de erros e inconsistências na folha de pagamento. Isso, por sua vez, evita multas e processos trabalhistas.
- Atualização constante com o BPO de folha de pagamento, a empresa tem acesso às melhores práticas e às atualizações legais e fiscais que impactam na gestão da folha.
Como garantir a conformidade legal ao terceirizar a folha de pagamento?
Apesar dos benefícios do BPO de folha de pagamento, é preciso tomar alguns cuidados para garantir que a terceirização seja feita de forma legal e segura.
Por isso, a seguir listamos 9 dicas para você colocar em prática e evitar problemas ao terceirizar a folha de pagamento da sua empresa, confira!
1. Escolha uma empresa de BPO de folha de pagamento especializada e confiável
Antes de contratar um serviço de BPO de folha de pagamento, faça uma pesquisa sobre a reputação, a experiência e as referências da empresa que vai prestar o serviço.
Verifique se a empresa tem experiência, competência e credibilidade no mercado e se ela possui certificações de qualidade e referências de clientes satisfeitos. Além disso, analise se a empresa atende às normas e exigências legais (incluindo as de segurança da informação) e se ela oferece garantias e suporte ao cliente.
2. Faça um contrato claro e detalhado
O segundo passo é definir com o fornecedor quais são as atividades que serão terceirizadas, os prazos, as responsabilidades, os custos, as penalidades, as formas de rescisão, as formas de comunicação e controle. É importante que tudo fique registrado em um contrato formal e detalhado, que estabeleça as obrigações e os direitos de ambas as partes.
3. Capacite a sua equipe interna
Não é porque você resolveu terceirizar a folha de pagamento que não vai precisar de uma equipe de trabalho qualificada. Pelo contrário! Como contratante, você precisa manter uma equipe interna que seja capaz de gerenciar, fiscalizar e validar o serviço contratado.
Essa equipe deve ser treinada e atualizada sobre as normas legais que regem a folha de pagamento, bem como sobre os sistemas e processos utilizados pelo fornecedor. Além disso, deve ser orientada para interagir com a empresa contratada e com os colaboradores da empresa.
4. Opte por uma empresa que ofereça tecnologias modernas e eficientes
O quarto passo é escolher um fornecedor que utilize as melhores tecnologias do mercado para prestar um serviço ágil, eficiente, preciso e com redução de custos.
Nesse sentido, o ideal é que ele tenha um sistema integrado para que haja uma troca ágil e precisa de informações, e um portal de gestão de RH SaaS para facilitar o acesso dos gestores e colaboradores às informações da folha de pagamento, bem como ao recebimento dos documentos gerados.
5. Cuidado com os dados dos colaboradores
Terceirizar a folha de pagamento envolve o compartilhamento de dados pessoais e sensíveis dos colaboradores da empresa contratante com a empresa contratada. Por isso, é preciso garantir que esses dados sejam protegidos contra vazamentos, fraudes ou usos indevidos. Para isso, é preciso que ambas as empresas sigam as normas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que regulamenta o tratamento de dados pessoais no Brasil.
6. Avalie a satisfação dos colaboradores com a terceirização da folha de pagamento
Delegar as atividades da folha de pagamento para uma empresa terceirizada pode afetar a satisfação dos colaboradores da empresa contratante, pois eles podem ter dúvidas, dificuldades ou insatisfações com o serviço prestado pela empresa contratada.
Por isso, é preciso avaliar periodicamente a satisfação dos colaboradores com o serviço de BPO de folha de pagamento, por meio de pesquisas, feedbacks ou canais de ouvidoria.
7. Estabeleça indicadores de desempenho
O sexto passo é estabelecer indicadores de desempenho que permitam avaliar a qualidade e a eficácia do serviço prestado pelo fornecedor. Esses indicadores podem ser relacionados à precisão, à pontualidade, à produtividade, à satisfação dos colaboradores e à redução de custos.
8. Monitore os resultados
O penúltimo passo é monitorar os resultados obtidos com a terceirização da folha de pagamento, comparando-os com os indicadores definidos previamente. Isso permite identificar pontos fortes e fracos do serviço, bem como oportunidades de melhoria contínua.
9. Revise o serviço periodicamente
Por último, mas não menos importante, vale destacar que o serviço de BPO de folha de pagamento deve ser revisado periodicamente para verificar se ele está atendendo às expectativas e às necessidades da empresa contratante.
Caso haja mudanças na legislação, no mercado ou na estratégia da empresa, é preciso adaptar o serviço para que ele continue sendo eficiente e adequado.
Por que a 2Easy é a melhor opção para terceirizar a folha de pagamento?
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Com mais de 18 anos de experiência, a 2Easy conta com uma equipe de profissionais altamente qualificados em gestão de folha de pagamento, que utilizam as melhores ferramentas e tecnologias do mercado. Além disso, segue todas as normas e exigências legais e fiscais, que incluem as diretrizes da LGPD para garantir a proteção e confidencialidade dos seus colaboradores.
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