A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), instituída originalmente pela Lei 13.709/2018, traz diretrizes que devem ser seguidas por todas as empresas no que diz respeito à proteção de dados pessoais e sensíveis de terceiros. O objetivo da lei é evitar o vazamento de dados, prevenir fraudes e garantir os direitos de liberdade e privacidade, bem como o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.
Em vigor desde 2020, a LGPD se aplica a todas as empresas públicas e privadas que utilizam dados pessoais para realizar suas atividades. A LGPD no RH se refere aos processos de recrutamento, seleção e acompanhamento de toda a vida funcional do colaborador na empresa. O não cumprimento da lei pode gerar penalidades e multas, que neste último caso variam entre 2% do faturamento da empresa até R$ 50 milhões.
Diante de tudo o que foi dito até aqui, fica claro perceber que adequar a sua empresa à LGPD é importante e urgente. Afinal, a Lei Geral de Proteção de Dados cria regras para o tratamento de dados pessoais dos cidadãos brasileiros, da coleta e compartilhamento até a exclusão dos dados. Sendo assim, impacta diariamente na rotina de gestores e profissionais de RH. Saiba mais neste artigo.
Tipos de dados que devem ser protegidos segundo a LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados classifica os dados pessoais de terceiros em dois grupos, a saber:
Dados pessoais (dados de identificação)
- Nome;
- Telefone;
- Endereço;
- E-mail;
- Documentos (RG, CPF, Carteira de Trabalho, CNH etc.).
Dados sensíveis (dados capazes de diferenciar pessoas)
- Orientação sexual;
- Opção religiosa;
- Raça e etnia;
- Histórico médico;
- Dados genéticos;
- Filiação sindical ou partidária.
LGPD no RH: princípios da lei que devem ser seguidos pelo setor de recursos humanos
Quando aplicada ao mundo corporativo, a LGPD no RH promove mudanças significativas no setor, já que este trabalha essencialmente com dados pessoais de candidatos, colaboradores e ex-colaboradores. Segundo as regras da Lei Geral de Proteção de Dados, o RH precisa atender, em primeiro lugar, aos princípios da lei, cujos mais importantes são a finalidade, a adequação, a necessidade, a segurança e a não discriminação.
- Finalidade: o princípio orienta que os dados só devem ser utilizados para propósitos específicos, legítimos, explícitos e informados previamente ao titular dos dados.
- Adequação: estabelece que a empresa só pode usar os dados para a finalidade informada no momento da coleta dos dados.
- Necessidade: limita o tratamento de dados ao mínimo necessário para que a empresa possa realizar suas atividades.
- Segurança: utilização de medidas técnicas e administrativas para proteger os dados pessoais dos candidatos e colaboradores contra acessos não autorizados, destruição, perda ou alteração acidentais, além de divulgação sem consentimento.
- Não discriminação: a LGPD no RH impede que os dados dos candidatos sejam utilizados para fins discriminatórios, ilícitos ou abusivos. Portanto, perguntas como orientação sexual, se a mulher tem filhos, dentre outras, devem ser repensadas, já que podem servir como base para excluir um candidato de um processo seletivo.
Como a LGPD afeta o dia a dia do setor de Recursos Humanos?
Ao estabelecer que os dados pessoais e sensíveis de um candidato só podem ser coletados e utilizados para finalidades específicas e após o seu consentimento, a LGPD no RH exige que as empresas mudem ou adequem os seus processos para que possam continuar operando legalmente.
Segundo as novas regras, os recrutadores só podem utilizar os dados para finalidades explícitas, específicas e legítimas. Ou seja, no caso de um recrutamento e seleção, os dados só podem ser coletados caso de fato exista alguma vaga disponível na empresa que precise ser preenchida. E, claro, tanto a coleta, quanto o armazenamento e a utilização dos dados precisa ser informada e autorizada pelos seus titulares previamente.
Como aplicar a LGPD no RH da sua empresa?
O primeiro passo para adequar a sua empresa à LGPD é treinar o setor de recursos humanos para que todos os colaboradores conheçam as regras impostas pela lei e como aplicá-las na prática. Além do treinamento, outras medidas também devem ser tomadas para garantir a proteção e a privacidade dos dados:
- Fazer o mapeamento dos processos de RH da empresa: envolve a compreensão de como é feita a coleta, o armazenamento, o uso e o compartilhamento dos dados dos colaboradores com empresas parceiras (de benefícios, por exemplo);
- Identificar as pessoas envolvidas em todas as etapas: triagem dos currículos, entrevistas, contratações e demais processos do setor de RH;
- Criar uma política de dados: é preciso que todos os colaboradores estejam cientes sobre a importância da LGPD e sobre o que precisa ser feito para garantir a proteção dos dados das pessoas;
- Nomear um responsável pela gestão de dados no RH: mesmo que todos os processos já tenham sido adequados às normas previstas na LGPD, eles devem ser monitorados constantemente para evitar problemas;
- Solicitar a autorização: a palavra-chave da LGPD no RH é consentimento. Portanto, sempre que for coletar dados de terceiros, solicite autorização prévia e indique para quais finalidades os dados serão utilizados;
- Contar com uma plataforma de gestão de RH segura: Com o auxílio de um sistema em nuvem equipado com ferramentas integradas e tecnologias de proteção de dados, todos os dados ficam centralizados em um único lugar e só podem ser acessados por pessoas autorizadas.
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