A pandemia global causada pelo COVID-19 provocou uma mudança drástica na forma como muitas empresas trabalham. O home office se tornou realidade em muitos negócios de todos os tamanhos e segmentos de mercado, trazendo consigo alguns desafios, tanto para os colaboradores quanto para o Departamento Pessoal da organização.
A responsabilidade de gerenciar, acompanhar e garantir que os funcionários da empresa estejam seguros e satisfeitos em seu trabalho a distância é fundamental para o sucesso de qualquer empresa. E é justamente nesse cenário que o Departamento Pessoal tem um papel importante a desempenhar.
Juntamente com o setor de Recursos Humanos, ele é o responsável pela aplicação de boas práticas para tornar o trabalho remoto mais produtivo, ético e satisfatório para todos os envolvidos. Saiba mais neste artigo.
O que é Departamento Pessoal?
Antes de compreendermos o protagonismo do Departamento Pessoal no home office, é importante conhecer do que se trata o setor propriamente dito. Quais são as suas atribuições? Qual a sua importância para as empresas?
Em princípio, o setor de DP é uma área estratégica responsável por gerenciar e administrar informações e procedimentos relacionados aos funcionários, como admissões, demissões, pagamentos de salários, férias, comissões, retenção de impostos, entre outros.
Na prática, é uma área que envolve a gestão de pessoas e processos, sendo normalmente supervisionada por um gerente de recursos humanos.
Além disso, o setor também é responsável por gerenciar as relações trabalhistas entre a empresa e os colaboradores. Isso inclui o cumprimento de leis trabalhistas e o gerenciamento de conflitos e reclamações de funcionários.
Em outras palavras, o Departamento Pessoal, em particular, tem um papel fundamental para garantir que os funcionários recebam seus salários e benefícios corretamente e para garantir que a empresa esteja em dia com suas obrigações trabalhistas e fiscais.
O que é Home Office?
O home office, por sua vez, é uma modalidade de trabalho que vem ganhando cada vez mais espaço nas empresas, graças à popularização da internet e aos avanços tecnológicos dos últimos anos.
De acordo com a Lei 14.442/2022, trata-se da prestação de serviços fora das dependências da empresa, de maneira preponderante ou híbrida e como o uso de tecnologias de informação e computação, como computadores, telefones, internet e outros equipamentos específicos.
Impulsionado pela pandemia da COVID-19, o home office é uma ótima solução para as empresas, pois permite que elas reduzam custos com a locação de escritórios, despesas operacionais e administrativas.
Além disso, oferece diversos benefícios aos colaboradores, como maior flexibilidade, autonomia e qualidade de vida, já que eles podem trabalhar de qualquer lugar e a qualquer hora.
Dicas para o Departamento Pessoal gerenciar as atividades dos funcionários à distância
Como o Departamento Pessoal pode se adaptar à era do home office e garantir um acompanhamento adequado das atividades dos funcionários a distância? A seguir você vai conferir algumas dicas interessantes. Acompanhe!
Estabeleça uma política de home office clara e transparente
Em primeiro lugar, é importante que as empresas definam uma política que estabeleça as regras, os direitos e os deveres dos colaboradores que optarem por essa modalidade de trabalho.
Ou seja, todos devem estar cientes das expectativas que a organização tem deles, dos seus horários de trabalho, bem como quaisquer procedimentos necessários para completar tarefas específicas.
Esta política deve ser elaborada em conjunto com os demais setores da empresa e com a participação dos próprios funcionários, para que haja um consenso sobre as normas de conduta e de segurança da informação no home office.
Além disso, deve ser documentada e incluir as metas e os indicadores de desempenho dos colaboradores, bem como as formas de comunicação e de prestação de contas entre os colaboradores no teletrabalho e seus gestores.
Adote ferramentas de produtividade
Outra dica para que o Departamento Pessoal consiga gerenciar as atividades dos colaboradores em home office é adotar ferramentas de produtividade eficientes.
Elas devem facilitar a comunicação, a colaboração, a gestão de projetos, a troca de documentos, a realização de reuniões, a capacitação e o feedback dos gestores.
Essas ferramentas devem ser seguras, confiáveis e compatíveis com as necessidades da empresa e dos funcionários. Como bons exemplos, podemos citar:
- Trello;
- Asana;
- ClickUp;
- Google Drive;
- Dropbox;
- Microsoft Teams;
- Google Meet;
- OneDrive;
- Toggl entre outros softwares e apps.
Todavia, não basta apenas fornecer as ferramentas. É preciso orientar os colaboradores sobre como configurar e utilizá-las adequadamente, bem como oferecer suporte técnico sempre que houver algum problema ou dificuldade.
Invista em tecnologia e em infraestrutura
O Departamento Pessoal também deve se preocupar em oferecer as condições adequadas para que os colaboradores possam realizar suas atividades em casa com qualidade e eficiência.
Além das ferramentas de produtividade citadas anteriormente, isso envolve investir em tecnologia e em infraestrutura, fornecendo ou subsidiando os equipamentos necessários para o trabalho remoto, como computador, internet, telefone, impressora etc.
Promova uma cultura de confiança e de autonomia
Um dos maiores desafios do Departamento Pessoal na era do home office é manter uma relação de confiança e de autonomia com os colaboradores que trabalham a distância.
Muitos gestores podem ter receio de perder o engajamento das equipes, enquanto estas geralmente temem que os seus desempenhos não estejam sendo satisfatórios aos olhos dos seus superiores.
Portanto, é importante que a empresa mantenha canais de comunicação abertos e eficientes, que permitam o compartilhamento de informações, feedbacks transparentes e honestos, dúvidas e sugestões.
Além disso, reconheça e valorize o trabalho dos colaboradores que trabalham em home office.
Isso pode ser feito por meio de elogios, incentivos, premiações ou simplesmente um agradecimento. Essas atitudes demonstram que a empresa confia no potencial dos colaboradores e reconhece seus esforços e contribuições.
Ofereça suporte e capacitação
Outra boa prática é oferecer suporte e capacitação aos colaboradores que trabalham em home office. Isso significa fornecer os recursos tecnológicos necessários para o desempenho das atividades, mas também treinamentos, cursos ou mentorias que possam ajudar os colaboradores a desenvolverem suas competências e habilidades.
Dessa forma, a empresa mostra que se preocupa com o crescimento profissional dos colaboradores e os estimula a serem mais autônomos e proativos.
Invista no BPO de Folha de pagamento
Por fim, mas não menos importante, é necessário que o Departamento Pessoal também conte com profissionais especializados que permitam gerenciar e acompanhar todos os procedimentos relacionados à contratação, pagamento e demissão dos funcionários.
Nesse sentido, o BPO de folha de pagamento surge como solução para que as empresas possam se manter competitivas no mercado seguindo a tendência do home office com menos custos operacionais.
A sigla, que significa Business Process Outsourcing, ou seja, terceirização dos processos de negócios, consiste em delegar atividades burocráticas e repetitivas para uma empresa especializada, como a 2Easy.
Por meio de ferramentas tecnológicas modernas, inteligentes e práticas, e com o auxílio de especialistas com ampla base de conhecimento jurídico e trabalhista, a 2Easy garante que os processos da sua empresa sejam realizados com qualidade, precisão, agilidade e segurança, evitando erros, atrasos e multas que podem prejudicar a empresa e os colaboradores.
Conosco, você pode externalizar as atividades de elaboração, cálculo, emissão e entrega da folha de pagamento, bem como os encargos sociais e trabalhistas decorrentes, enquanto se dedica ao core business da sua empresa.
Vantagens
Várias são as vantagens do BPO de folha de pagamento, tais como:
- Redução de custos com infraestrutura, equipamentos, softwares, treinamentos e contratações de profissionais internos;
- Mitigação de riscos de erros, fraudes, vazamento de dados e descumprimento das normas legais e fiscais;
- Acesso a softwares e sistemas modernos e atualizados que facilitam e automatizam os processos de folha de pagamento.
Como você pode ver, gerenciar e acompanhar as atividades dos funcionários em home office é um processo complexo, mas é fundamental para garantir que sua empresa se mantenha produtiva e rentável. E a 2Easy é a parceira ideal para que você tenha um setor de Departamento Pessoal mais eficiente, atualizado e com foco estratégico no negócio. Entre em contato conosco e tenha mais eficiência operacional e competitividade no mercado.
