Muitas vezes, a gestão de recursos humanos e de folha de pagamento de uma empresa podem ser tarefas complexas e exigir muito trabalho. No entanto, é importante que os processos de departamento pessoal e de RH da empresa sejam cumpridos de acordo com as leis tributárias e trabalhistas vigentes para garantir a longevidade da organização, evitando assim multas e outras penalidades que a empresa possa vir a sofrer.
Neste artigo, abordaremos de forma clara e objetiva algumas estratégias úteis que podem auxiliar o RH na administração dos processos de pagamento da sua empresa. Confira!
Compreender as leis tributárias e trabalhistas
Para efetuar todos os cálculos trabalhistas corretamente é importante que os gestores de RH compreendam as leis tributárias e trabalhistas aplicáveis ao setor. Caso isso não seja possível, a empresa pode contratar um especialista para que ele possa auxiliar no processo de compreensão dos regulamentos e efetuar os cálculos devidos, sempre que necessário.
Contar com o auxílio da tecnologia
Para ajudar a simplificar os processos de folha de pagamento, gestão de benefícios, entre outros, é importante que a empresa utilize um sistema informatizado. Atualmente, os sistemas em nuvem (SaaS) são os mais indicados, pois são mais seguros, ágeis, acessíveis e possibilitam que os gestores tenham acesso a dados e relatórios de onde estiverem.
Uma ferramenta tecnológica com recursos integrados, modernos e inteligentes permite à empresa gerenciar eficientemente o pagamento dos seus colaboradores. Mas não apenas isso. Auxilia no cálculo de retenção de impostos trabalhistas como FGTS, INSS e IRPF, por exemplo.
Padronizar e documentar processos
Padronizar os processos da empresa também é uma excelente estratégia para manter a organização em dia com as leis tributárias e trabalhistas. Afinal, a padronização garante que todos os colaboradores atuem da mesma maneira, de forma estruturada e com objetivos claramente definidos.
Isso, por sua vez, organiza fluxos de trabalho, maximiza a produtividade e oferece informações precisas sobre os encargos trabalhistas que devem ser recolhidos pela empresa. Isso pode incluir, por exemplo, percentuais de retenção de impostos, prazos de pagamento de férias e 13º salário, entre outros procedimentos relacionados à folha de pagamento.
Porém, é importante destacar que não basta padronizar os processos, é preciso documentá-los para que possam ser monitorados posteriormente. E mais uma vez, a tecnologia surge como grande aliada do Departamento Pessoal. Uma boa ferramenta de gestão possibilita que o setor acompanhe as tendências de mercado – incluindo as legislações vigentes – com mais praticidade, melhorando o desempenho da empresa no mercado com redução de custos e eficiência operacional.
Revisar periodicamente os processos
Vale ainda destacar que é importante manter os documentos e contratos atualizados e revisar periodicamente todos os processos de pagamento e de RH, para garantir que nada esteja fora de ordem ou em desacordo com as leis. Com esse cuidado, você não apenas protegerá a empresa de possíveis processos, mas também simplificará a gestão contábil da organização.
Adotar um sistema de controle de qualidade
O sistema de controle de qualidade tem como principal objetivo verificar e aprimorar o desempenho das seções da empresa, incluindo o Departamento Pessoal e o RH. Além de assegurar que os processos sejam realizados corretamente, o monitoramento constante também ajuda a aplicar legislações tributárias e trabalhistas, bem como suas eventuais mudanças em sua empresa.
Investir na terceirização da folha de pagamento
O BPO (Business Process Outsourcing) é uma solução cada vez mais adotada por empresas modernas que desejam alcançar a eficiência operacional. Com o BPO, a empresa pode externalizar seus processos de folha de pagamento e RH para uma empresa especializada, enquanto seus gestores se concentram em outras atividades mais estratégicas para o desenvolvimento do negócio.
Essa solução oferece muitos benefícios para a empresa, como redução de custos, eliminação da necessidade de contratar e treinar novos funcionários, aumento da produtividade e maior eficiência nos processos. Além disso, a empresa terceirizada pode ajudar a empresa a cumprir as leis tributárias e trabalhistas com segurança, pois ela possui um time de profissionais especializados nessa área.
Como você viu neste artigo, manter a folha de pagamento e os processos de RH em dia com as legislações vigentes é algo que requer constante atenção. Felizmente, existem alternativas inteligentes para garantir que a empresa mantenha tudo organizado, como o uso de softwares para planejamento e controles detalhados, bem como a expertise de profissionais especializados para ajudar com essa missão.
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