Novos tempos permitem que cada vez mais se utilize ferramentas de automação e tecnologia nos ambientes organizacionais. E no setor de RH, diversas soluções estão sendo criadas cotidianamente, a fim de permitir que os colaboradores do setor possam realizar suas atividades no dia a dia com maior precisão e eficiência.
Contudo, muitos gestores de RH ainda realizam alguns processos de forma manual. Um deles é, por exemplo, o preenchimento da folha de pagamento. Isso pode comprometer consideravelmente a sua rotina no dia a dia, seja com atrasos, gargalos ou, até mesmo, falhas.
Confira a seguir 4 motivos para parar de fazer sua folha de pagamento manualmente e aproveite para tirar suas principais dúvidas sobre o tema a seguir. Boa leitura.
1. Redução de tempo
Um dos primeiros e mais importantes pontos para parar de fazer sua folha de pagamento manualmente é a redução de tempo no processo. Principalmente para empresas que tenham um corpo de funcionários extenso, realizar essas atividades desta forma pode ser exaustivo e exigir um excesso de tempo para a função.
Contudo, em concomitância, outras urgências e questões podem surgir no ambiente, exigindo que o gestor de RH intervenha sobre as questões e, consequentemente, gerando sobrecarga sobre ele.
Quando o processo é automatizado, o sistema passa a realizar a ação sem a intervenção direta dele, permitindo que a liberação ocorra mais facilmente. Consequentemente, reduz-se os possíveis atrasos no processo.
2. Redução de custos
Cada tarefa na empresa possui um custo, que pode ser direto (por exemplo, custos envolvidos com aquisição do sistema que é feito a folha de pagamento manual, contratação dos colaboradores envolvidos apenas para essa atividade, entre outros) ou indireto (a relação produtividade x hora de trabalho).
Fato é que, independentemente de ser custo direto ou indireto, a realização do processo de preenchimento manual é custoso. Ao automatizar essa tarefa, você torna-a mais ágil, eficiente, sem a necessidade de destinar profissionais para comportar essa demanda.
Assim, é possível ter uma maior precisão nas atividades, garantindo o máximo de eficiência com menos custos. Com isso, todos saem ganhando, já que os valores podem ser direcionados para melhorias no setor de RH, por exemplo, para ações que possam promover uma melhor gestão de pessoas no dia a ida.
3. Redução de erros
Os processos manuais de preenchimento de folha de pagamento possuem uma questão delicada: são passíveis de erros humanos. Uma digitação inadequada e pode-se gerar problemas.
Por exemplo, ao preencher, erradamente, a relação de folha de ponto e pagamento, você pode retirar valores que eram de direito do colaborador. Consequentemente, os riscos de problemas para resolução da questão e, até mesmo, ações trabalhistas, são altos. Por isso, a automação é a melhor solução para quem deseja reduzir as chances deste tipo de situação ocorrer.
4. Maior direcionamento para questões analíticas do RH
Se os gestores e colaboradores não precisam se dedicar a processos manuais, eles podem focar em outras questões analíticas e pertinentes da sua área, tais como:
- Estratégias de melhoria do clima organizacional;
- Melhor gestão de pessoas;
- Avaliação nos processos de recrutamento e seleção de novos colaboradores, entre outros.
Com isso, você consegue perceber que é muito melhor utilizar um software de folha de pagamento ou, então, terceirizar o processo, do que realizá-lo manualmente. Assim, implemente as mudanças o quanto antes e garanta melhores resultados.
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