Admissão digital é a versão mais moderna e otimizada do primeiro contato que a empresa tem com o recém-contratado. Ocorre por meio de ferramentas tecnológicas que agilizam os processos e agregam mais valor à experiência do novo colaborador.
Saem de cena as idas e vindas do profissional para entregar a documentação solicitada para a sua contratação. No lugar, entram os processos digitais que são, ao mesmo tempo, simples e funcionais.
Quer saber como eles funcionam? Acompanhe nosso artigo e descubra a maneira como a admissão digital vem facilitando os processos de contratação da área de Recursos Humanos.
Admissão digital é tendência de gestão em RH
Você, que trabalha com RH, sabe que a área está passando por um processo de revolução digital. Ela envolve o uso de redes sociais profissionais, recrutamento on-line, automação de tarefas e uso de Business Intelligence.
Essa revolução ocorre por causa do surgimento de tecnologias que otimizam as ferramentas de trabalho. Trata-se de um passo fundamental para a desburocratização dessa importante e estratégica área para as organizações.
A admissão digital faz parte desse pacote de novidades que chegou ao RH. Ela faz parte de um conceito que implementa inteligência neste departamento, integra informações, desburocratiza processos e valoriza o ser humano.
Rotina do RH com a admissão digital
Com a admissão digital a rotina do RH se torna mais ágil e estratégica!
Os processos de admissão digital começam antes da entrega dos documentos do recém-contratado. O novo colaborador recebe por e-mail, ou outro canal digital, a orientação a respeito do seu ingresso na empresa.
O profissional fará um processo de auto admissão, preenchendo com suas informações os formulários digitais de contratação e enviando-os on-line. Isso também vale para o envio de documentos e fotos — eliminando a necessidade de ir até a empresa.
A análise das informações e dos documentos recebidos será feita por uma ferramenta, que validará a situação cadastral no eSocial. Os analistas de Recursos Humanos conseguem acompanhar o processo por meio de um painel.
Vantagens que a admissão digital oferece
Do ponto de vista do colaborador, a admissão digital causa um impacto positivo na experiência que ele tem com a organização. Ao invés de perder metade do dia apenas para ir até a sede levar seus documentos, ele faz tudo on-line, em poucos minutos.
A admissão digital também é uma maneira de a sua empresa demonstrar que é preocupada com os seus colaboradores desde o primeiro contato. De certa forma, isso promove motivação e engajamento!
Os resultados tendem a ser ainda mais positivos quando o recém-contratado percebe que a cultura da empresa é focada nesse tipo de tendência de gestão — que não se trata apenas de um discurso.
Do ponto de vista da organização, isso se traduz no aumento da percepção positiva da marca — interna e externamente —, contribuindo para o aumento da retenção e atração de talentos compatíveis com o fit cultural desejado.
Para a área de Recursos Humanos, diminui o nível burocrático do processo de admissão de novos contratados e a quantidade de papéis que devem ser recebidos, analisados, organizados e arquivados.
Quando surge a necessidade de rever algum documento, torna-se mais fácil encontrá-lo por meio da ferramenta de admissão digital. Ele estará salvo na nuvem e pode ser baixado rapidamente.
Essa rapidez conferida ao processo de admissão otimiza o onboarding dos recém-contratados e deixa a área de Recursos Humanos mais alinhada com a sua posição estratégica dentro da companhia.
Funcionamento de uma ferramenta de admissão digital
Existem diferentes ferramentas para admissão digital, todas simplificadas para facilitar seu trabalho.
Antes de explicarmos como ela funciona, é importante saber que existem três maneiras de a admissão digital ocorrer:
- A primeira se dá por meio de uma ferramenta própria, que não está integrada ao software de gestão de RH;
- A segunda ocorre em uma ferramenta própria, mas que possui integração à solução utilizada para gerir a área de Recursos Humanos;
- E a terceira funciona como módulo do sistema de gestão de RH.
Dito isso, a ferramenta encaminha para o novo colaborador, por meio da solicitação de um dos analistas da sua área, a ficha de admissão para que seja preenchida.
O preenchimento pode ocorrer por meio de computador, notebook, tablet ou smartphone — decisão que fica a cargo do profissional. Dispositivos que têm câmeras são mais práticos, pois podem digitalizar rapidamente os documentos.
As informações e documentos recebidos via sistema serão analisados e, caso aprovados, encaminhados para a área de Contabilidade. Estando tudo certo, a Carteira de Trabalho poderá ser atualizada com as informações do novo contrato.
Para criar uma maior proximidade com o recém-contratado, ele poderá receber uma mensagem de boas-vindas da companhia e materiais que o ajudarão no processo de integração.
A admissão digital é uma realidade nas empresas que se preocupam com o bem-estar dos seus colaboradores e com os próprios resultados, pois reduzem custos e desburocratizam processos ao mesmo tempo que melhoram a experiência de todos.
A 2easy possui o módulo de admissão digital em seu software de gestão de RH, uma solução de baixo custo mensal que possui outras ferramentas que contribuem para um onboarding descomplicado.
