Você já pensou em terceirizar a sua folha de pagamento? Essa é uma prática cada vez mais comum entre as empresas que buscam otimizar os seus processos e reduzir custos. Mas como fazer isso de forma eficiente e sem dores de cabeça? Neste artigo, vamos explicar o que é o BPO de folha de pagamento, como ele funciona, quais são os seus benefícios e como implementá-lo com sucesso na sua empresa. Acompanhe!
O que é BPO de folha de pagamento?
BPO é a sigla em inglês para Business Process Outsourcing, que significa terceirização de processos de negócio. No caso da folha de pagamento, trata-se de contratar uma empresa especializada para cuidar de todas as atividades relacionadas ao cálculo e ao pagamento dos salários, encargos, benefícios e obrigações trabalhistas dos colaboradores.
A terceirização da folha de pagamento é uma excelente estratégia para ter mais produtividade, eficiência e conseguir se destacar em um mercado cada vez mais competitivo. De acordo com uma matéria publicada no Portal Terra, o setor de Outsourcing é um dos que mais cresce no Brasil, pois ele possibilita que os empresários e colaboradores se dediquem ao core business da empresa.
Os resultados são produtos e serviços de melhor qualidade, retenção dos melhores talentos, inovação e aumento das vendas.
Como funciona?
Na prática, o BPO de folha de pagamento funciona da seguinte forma: a empresa contratante fornece à empresa contratada todas as informações necessárias para a elaboração da folha, como dados cadastrais, horas trabalhadas, faltas, licenças, descontos, bônus etc.
A empresa contratada, por sua vez, conta com especialistas na área e utiliza um software próprio ou integrado ao sistema da contratante para realizar os cálculos e emitir os documentos pertinentes, como holerites, guias de recolhimento, relatórios gerenciais, entre outros.
Além disso, a empresa contratada também fica responsável por acompanhar as mudanças na legislação trabalhista e previdenciária, garantindo a conformidade e a segurança das operações. Vale ainda notar que a empresa terceirizada é contratada. Ou seja, não gera encargos trabalhistas para a contrante.
Benefícios do BPO de folha de pagamento para as empresas
O BPO de folha de pagamento traz diversos benefícios para as empresas que optam por essa solução. Veja alguns deles:
Redução de custos
Ao terceirizar a folha de pagamento, a empresa economiza com a contratação e o treinamento de profissionais internos, com a compra e a manutenção de softwares e equipamentos, com o espaço físico e com eventuais multas e penalidades por erros ou atrasos.
Aumento da produtividade
Ao delegar a folha de pagamento para uma empresa especializada, a empresa ganha tempo e foco para se dedicar às suas atividades-fim, melhorando o seu desempenho e a sua competitividade no mercado.
Melhoria da qualidade
Ao contar com uma equipe qualificada e experiente para executar a folha de pagamento, a empresa reduz os riscos de falhas e inconsistências nos cálculos e nos pagamentos, aumentando a satisfação e a motivação dos colaboradores.
Acesso à tecnologia
As empresas de BPO geralmente utilizam ferramentas modernas e atualizadas para gerenciar as folhas de pagamento. Em outras palavras, isso significa que a empresa contratante terá acesso a recursos que facilitam o controle e a análise das informações, como integração com outros sistemas, armazenamento em nuvem e segurança de dados, por exemplo.
Como implementar o BPO de folha de pagamento de maneira bem-sucedida?
Para que o BPO de folha de pagamento seja efetivo e traga os resultados esperados, é preciso seguir alguns passos importantes. Veja quais são eles:
1. Defina os objetivos e as expectativas
Antes de contratar uma empresa para terceirizar a sua folha de pagamento, é fundamental definir quais são os seus objetivos e as suas expectativas com essa parceria. Quais são os resultados que você pretende obter: reduzir custos em X%? Aumentar a produtividade em Y%? Ou melhorar a qualidade em Z%?
2. Escolha um parceiro confiável
Definidos os objetivos e as expectativas, o próximo passo é pesquisar e selecionar uma empresa que ofereça um serviço de qualidade.
Nesse sentido, observe se ela tem experiência no mercado de BPO de folha de pagamento, referências de clientes satisfeitos, certificações e selos de qualidade.
Além disso, analise se ela conta com uma equipe capacitada, com ferramentas tecnológicas adequadas para as necessidades da sua empresa e com um atendimento transparente, cordial e personalizado.
3. Faça um contrato claro e detalhado
Depois de escolher o seu parceiro ideal, é hora de formalizar o contrato.
Nesse documento devem constar todos os aspectos do serviço prestado, como escopo, prazos, responsabilidades, obrigações, direitos, custos, formas de pagamento, penalidades, rescisão etc.
Mas fique atento, pois o contrato também deve prever flexibilidade nas demandas. Afinal, o mercado está em constante mudança. Portanto, o seu fornecedor de BPO de folha de pagamento precisa se adequar a essas transformações.
4. Realize um planejamento conjunto
Contrato em mãos, é hora de envolver as equipes interna e externa na definição do cronograma para a prestação do serviço, das etapas e dos recursos necessários para a transição da folha de pagamento.
Isso é essencial para uma implementação bem-sucedida, pois deixa todos cientes dos passos que devem ser dados para alcançar as metas e os objetivos propostos.
5. Acompanhe e avalie os resultados
Por fim, monitore o andamento do serviço, verifique se os objetivos estão sendo atingidos, solicite relatórios periódicos e dê feedbacks constantes ao fornecedor.
A 2Easy é a sua parceira ideal para o BPO de folha de pagamento!
Se você está pensando em terceirizar a sua folha de pagamento, conte com a 2Easy. Somos uma empresa especializada em BPO de folha de pagamento, Gestão de processo e de Benefícios corporativos, e oferecemos soluções sob medida para tornar o seu RH mais estratégico na empresa.
Contamos com uma equipe qualificada e capacitada para cuidar de toda a vida funcional dos seus colaboradores com agilidade, precisão e segurança. Além disso, utilizamos sistemas modernos e integrados, além de tecnologias emergentes que facilitam o acesso às informações e o cumprimento das obrigações legais.
Quer saber como uma empresa de BPO vai acabar com as burocracias de RH do seu negócio? Então baixe gratuitamente o infográfico Folha de Pagamento Descomplicada e entenda como melhorar processos internos do setor de Recursos Humanos da sua empresa!
