A segurança da informação é um tema cada vez mais relevante para as empresas, especialmente para aquelas que lidam com dados pessoais de seus colaboradores, clientes e fornecedores. Até mesmo porque a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que entrou em vigor em 2020, trouxe novas regras e obrigações para o tratamento desses dados, exigindo mais cuidado e responsabilidade das organizações.
O setor de Recursos Humanos é um dos mais afetados pela LGPD, pois lida com um dos ativos mais valiosos da sua empresa: os dados dos colaboradores. Eles contêm informações pessoais, financeiras, fiscais e trabalhistas que podem ser usadas para diversos fins, desde a gestão de pessoas até a tomada de decisões estratégicas.
O problema é que esses dados estão expostos a diversos riscos, como vazamentos, fraudes, ataques cibernéticos, entre outros. Isso, por sua vez, pode causar desde a perda de confiança dos funcionários e clientes até problemas judiciais. Por isso, é fundamental garantir a segurança da informação no BPO de folha de pagamento para proteger os dados sensíveis da sua empresa e garantir a conformidade legal das suas operações. Saiba mais neste artigo.
LGPD no RH: impactos
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrou em vigor em setembro de 2020 e trouxe uma série de mudanças para as empresas que lidam com dados pessoais. O objetivo da lei é garantir a privacidade e os direitos dos titulares dos dados, bem como estabelecer regras claras e transparentes para o seu tratamento.
Como pontuamos anteriormente, o RH é um dos setores mais afetados pela LGPD, pois lida com dados sensíveis dos funcionários desde o recrutamento até o desligamento. Além disso, o também precisa compartilhar esses dados com outros departamentos e com empresas terceirizadas, como o BPO de folha de pagamento.
Mas como fazer isso então? Nesse caso, o RH precisa seguir alguns passos para se adequar à LGPD, como por exemplo:
- Obter o consentimento dos titulares dos dados para coletar, armazenar e tratar seus dados;
- Informar aos titulares dos dados quais são os seus direitos, como acesso, retificação, exclusão e portabilidade;
- Implementar medidas técnicas (ferramentas tecnológicas) e administrativas (processos) para garantir a segurança dos dados;
- Notificar as autoridades competentes e os titulares dos dados em caso de incidentes ou violações;
- Revisar os contratos com as empresas terceirizadas que também tratam os dados dos funcionários.
Segurança da informação no BPO de folha de pagamento
Para entendermos como esses dois conceitos estão intimamente ligados, é preciso compreender primeiro o que significa segurança da informação.
Em princípio, trata-se de um conjunto de práticas que busca proteger os dados contra ameaças internas e externas. Para isso, ele envolve três pilares: confidencialidade, integridade e disponibilidade.
- Confidencialidade: significa que os dados só podem ser acessados por pessoas autorizadas;
- Integridade: os dados não podem ser alterados ou corrompidos;
- Disponibilidade: as informações devem estar sempre acessíveis quando necessário.
Por que a segurança da informação no BPO de folha de pagamento é um assunto tão importante? Felizmente, entender tamanha relevância não é assim tão difícil.
O BPO de folha de pagamento é um serviço que consiste na terceirização da gestão da folha de pagamento para uma empresa especializada.
Sendo assim, essa empresa fica responsável por realizar todas as atividades relacionadas à folha de pagamento dos colaboradores, como cálculos, emissão de holerites, recolhimento de impostos e encargos sociais, entrega das obrigações acessórias, entre outras.
E é justamente a segurança da informação que vai garantir que os dados dos funcionários sejam tratados com sigilo, precisão e disponibilidade. Mas não apenas isso. A prática também traz outros benefícios para as empresas que investem na terceirização da folha de pagamento, tais como:
- Redução de custos com multas e indenizações por vazamento ou uso indevido dos dados;
- Aumento da confiança e da satisfação dos clientes;
- Melhoria da imagem e da reputação da empresa no mercado;
- Cumprimento das normas legais e regulatórias vigentes;
- Foco no core business da empresa;
- Aumento da produtividade.
Tecnologia como grande aliada na proteção de dados
A tecnologia é uma grande aliada na proteção de dados, pois permite automatizar processos, reduzir erros humanos, otimizar o tempo e facilitar a comunicação.
Além disso, a tecnologia possibilita a implementação de soluções inovadoras para o RH, que contribuem positivamente para a segurança da informação no BPO de folha de pagamento são:
- Cloud computing: é o armazenamento de dados em servidores remotos, que podem ser acessados pela internet. Essa tecnologia oferece mais segurança, escalabilidade e flexibilidade do que o armazenamento local;
- Blockchain: é uma tecnologia que permite criar registros imutáveis e distribuídos de transações. Ela garante a integridade, a rastreabilidade e a transparência dos dados;
- Inteligência artificial: é uma tecnologia que permite criar sistemas capazes de aprender e executar tarefas complexas. Ela pode ser usada para analisar grandes volumes de dados, detectar anomalias, prever cenários e otimizar processos;
- Biometria: é uma tecnologia que permite identificar pessoas por meio de características físicas ou comportamentais únicas, como impressão digital, reconhecimento facial, voz etc. Ela pode ser usada para reforçar a autenticação e o controle de acesso aos dados.
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- Suporte técnico e operacional especializado e disponível 24 horas por dia;
- Política de segurança da informação rigorosa e alinhada com as melhores práticas do mercado.
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