A comunicação entre o RH e o fornecedor de BPO de folha de pagamento é essencial para garantir a qualidade e a eficiência do serviço. Mas como melhorar essa comunicação e evitar problemas como erros, atrasos, multas e insatisfação dos colaboradores? Neste artigo, vamos dar 7 dicas para você otimizar esse relacionamento e aproveitar todos os benefícios da terceirização da folha de pagamento. Confira!
O que é BPO de Folha de Pagamento?
De antemão, BPO é a sigla para Business Process Outsourcing, que significa terceirização de processos de negócio.
No caso da folha de pagamento, o BPO consiste em contratar uma empresa especializada para realizar todas as atividades relacionadas ao cálculo e ao pagamento dos salários e encargos dos funcionários, trazendo mais praticidade e produtividade para o setor de Recursos Humanos.
Como funciona o fornecedor de BPO de folha de pagamento?
O funcionamento do BPO de folha de pagamento depende dos serviços que serão terceirizados.
Em alguns casos, o RH passa à empresa de BPO todos os dados cadastrais dos colaboradores, horas trabalhadas, faltas, benefícios, desconto etc. Em outros casos, no entanto, a empresa terceirizada cuida de todos os processos relacionados à vida funcional do colaborador, da admissão ao desligamento da empresa e pagamento da rescisão trabalhista.
Sejam quais forem os serviços externalizados, a empresa de BPO tem como função processar as informações do RH da empresa contratante, realizar o cálculo da folha de pagamento, emiti os holerites, gerar as guias de recolhimento dos impostos e encaminhar tudo para o RH conferir e aprovar.
Depois da aprovação, o fornecedor faz o pagamento dos salários e dos encargos aos órgãos competentes.
Vantagens do BPO de folha de pagamento
A terceirização da folha de pagamento traz diversas vantagens para as empresas, como:
Redução de custos
Ao contratar um fornecedor de BPO de folha de pagamento, a empresa economiza com a contratação e o treinamento de pessoal, com a compra e a manutenção de softwares e equipamentos. Além disso, pode otimizar o espaço físico e economizar em recursos materiais necessários para realizar o serviço internamente, como suprimentos de escritório e mobiliário.
Aumento da produtividade
Ao delegar a folha de pagamento para um especialista, o RH da empresa pode se dedicar a outras atividades mais estratégicas e alinhadas ao core business da organização, como gestão de pessoas, desenvolvimento de talentos e clima organizacional.
Isso, por sua vez, resulta em produtos e/ou serviços inovadores, eficientes e que ofereçam valor aos clientes. E, claro, em colaboradores satisfeitos e alinhados com os objetivos organizacionais, o que reduz significativamente os índices de absenteísmo e turnover da empresa.
Maior segurança jurídica
Outro benefício inegável do BPO de folha de pagamento é que o fornecedor do serviço conta com profissionais qualificados e atualizados sobre a legislação trabalhista e previdenciária, além de sistemas seguros e confiáveis para armazenar e processar os dados.
Isso reduz os riscos de erros, atrasos e multas por descumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias. De igual forma, reduz as chances de fraudes, vazamentos e perdas de informações.
Satisfação dos colaboradores
Por fim, ao terceirizar a folha de pagamento a empresa garante que os salários sejam pagos corretamente e no prazo, bem como que os holerites sejam claros e transparentes. Isso gera mais confiança e motivação nos funcionários.
7 dicas para melhorar a comunicação entre o RH e o fornecedor de BPO de folha de pagamento
Para que a terceirização da folha de pagamento seja bem-sucedida, é preciso que haja uma boa comunicação entre o RH da empresa contratante e o fornecedor do serviço. Veja algumas dicas para melhorar esse relacionamento:
1. Defina as responsabilidades
Antes de contratar o fornecedor de BPO de folha de pagamento, é importante definir claramente quais são as responsabilidades de cada parte no processo.
Quem vai enviar os dados dos funcionários? Quem vai conferir os cálculos? Quem vai aprovar os pagamentos? Quem vai emitir os comprovantes? Essas definições devem constar no contrato do serviço para evitar confusões, duplicidades ou lacunas nas atividades.
2. Estabeleça os prazos
Outro ponto fundamental é estabelecer os prazos para cada etapa do processo da folha de pagamento. Por exemplo: até quando o RH deve enviar os dados dos funcionários? E até quando o fornecedor deve entregar os cálculos? Qual o prazo para o RH aprovar os pagamentos?
A dica aqui é outra dica é criar um cronograma com as datas e os prazos para cada etapa do processo da folha de pagamento e garantir que eles sejam realistas e respeitados por ambas as partes.
3. Padronize as informações
Para evitar erros e retrabalhos na folha de pagamento, é essencial que as informações enviadas pelo RH sejam padronizadas e consistentes.
Nesse sentido, busque definir um formato para o envio dos dados, que pode ser um sistema online ou uma planilha eletrônica, por exemplo. Além disso, estabeleça uma periodicidade (semanal ou mensal) para o envio dos dados. Com esses cuidados, o RH vai facilitar o entendimento e o processamento das informações pelo fornecedor.
4. Utilize uma plataforma integrada
Uma ótima maneira de agilizar e simplificar a comunicação entre o RH e o fornecedor é utilizar uma plataforma online que permita o acesso às informações da folha de pagamento em tempo real.
Dessa forma, é possível evitar a troca excessiva de e-mails ou ligações telefônicas e facilitar a conferência dos dados por ambas as partes.
5. Mantenha um canal de comunicação aberto
Além da plataforma integrada, é importante manter um canal de comunicação aberto entre o RH e a empresa de BPO de folha de pagamento. Você pode, por exemplo, definir como canais o e-mail, o WhatsApp, o telefone e a própria plataforma online.
O importante é que a empresa utilize esses canais para tirar dúvidas, resolver problemas, dar feedbacks e alinhar expectativas. Além disso, é preciso ter uma comunicação cordial, transparente e proativa, além de estar aberto ao feedback e à solução de conflitos.
6. Invista na capacitação
Vale notar que tanto o RH quanto o fornecedor devem investir na capacitação dos seus profissionais envolvidos no processamento da folha de pagamento.
Isso significa mantê-los atualizados sobre as mudanças na legislação, nos sistemas e nos processos, bem como treiná-los para utilizar as ferramentas e as melhores práticas do serviço.
7. Avalie os resultados
Por fim, é fundamental avaliar os resultados da terceirização da folha de pagamento periodicamente.
Para isso, no entanto, é preciso definir indicadores de desempenho, como tempo de entrega, qualidade dos cálculos, índice de erros, satisfação dos clientes internos e externos. Esses indicadores devem ser monitorados e analisados para identificar pontos fortes e fracos do serviço e propor melhorias contínuas.
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