As ferramentas de comunicação interna contribuem para as relações da equipe e andamento de projetos, por conta disso, vêm ganhando destaque no mundo corporativo. Afinal, possuem papel estratégico nas organizações e auxiliam no alinhamento entre os objetivos das companhias e as ações realizadas pelos seus colaboradores.
Além disso, contribuem para o clima organizacional, mantendo a equipe bem-informada, motivada e engajada ― importantíssimo tanto para quem fica no escritório quanto realiza home office.
Quando há ferramentas de comunicação, os processos ficam mais ágeis e eficientes, pois passam a fazer parte da rotina dos colaboradores. Assim, eles têm meios que contribuem para tomar decisões e aumentar a produtividade.
E para auxiliar a gestão de sua equipe, listamos abaixo 10 ferramentas de comunicação interna que podem ser utilizadas na sua companhia. Continue a leitura!
1. Manual do colaborador
O manual do colaborador é uma ferramenta muito utilizada no onboarding de novos funcionários. Trata-se de um documento que explicita direitos e deveres existentes, além dos benefícios oferecidos pela organização.
Uma versão digital deste manual pode facilitar a comunicação direta do RH com o novo colaborador, auxiliando no esclarecimento de possíveis dúvidas e no alinhamento com a cultura da empresa.
2. Caixa de sugestões
Algumas ferramentas de comunicação interna são antigas, como as caixas de sugestões. No entanto, se modernizaram com o auxílio da tecnologia. Na atualidade, a caixa de sugestões pode ser feita através de formulários on-line.
Sua principal vantagem é ser um canal para expor ideias, críticas e sugestões de maneira anônima ― uma excelente solução para quem tem vergonha de falar.
3. E-mail corporativo
O e-mail é mais uma opção na lista de ferramentas de comunicação interna. Já conhecido entre muito, ele funciona muito bem para a formalização de acordos e acompanhamento de projetos.
No caso do e-mail corporativo, com a personalização do endereço de todos os colaboradores, a empresa alcança maior credibilidade com os clientes e parceiros. Outra vantagem, é a possibilidade de integrá-lo com a agenda do funcionário, facilitando o agendamento de reuniões.
4. Newsletter
O e-mail do colaborador também pode ser utilizado para o recebimento de outra ferramenta de comunicação interna: a newsletter. Funciona como um jornal digital, só que concentrado no e-mail.
A partir dele, links são disponibilizados para acesso a outros conteúdos e notícias, que podem ser relacionados a acontecimentos recentes da organização ou possíveis inspirações para encaminhamentos de projetos.
Além disso, também pode ser utilizada para compartilhar documentos, fotos, vídeos e outras mídias.
5. Plataformas para chamadas de vídeo
As chamadas de vídeo conectam colaboradores e facilitam a comunicação interna.
Nem sempre os colaboradores podem estar reunidos na corporação para discutir os projetos e trabalhos realizados. Além disso, o home office já é uma realidade para muitas empresas, seja com a equipe toda ou apenas alguns integrantes realizando o trabalho remoto.
E a solução para unir as distâncias está na realização de chamadas de vídeo, através de plataformas que permitem a conversa on-line a partir do compartilhamento das câmeras e microfones dos presentes na reunião.
As plataformas mais utilizadas para as reuniões em vídeo chamada são: Skype, Zoom e Hangout Meet. Entretanto, antes de tudo, certifique-se do nível de segurança de oferecido por cada uma, para garantir a integridade dos dados de sua empresa.
6. Intranet
Trata-se de uma rede privada utilizada para comunicação direta entre a empresa e os departametnos, a qual somente os colaboradores da companhia têm acesso. Através dela, é possível compartilhar comunicados, documentos, mídias, treinamentos, informações de Recursos Humanos e muito mais.
A principal vantagem da intranet possibilidade de ser sempre atualizada rapidamente e padronizar a comunicação para todos os funcionários.
7. Plataformas on-line
Os colaboradores podem utilizar grupos em aplicativos ou plataformas on-line como ferramentas de comunicação interna para organizar as tarefas e demandas periódicas. Existem muitas plataformas ― algumas gratuitas e outras pagas ― que podem ser adotadas.
Equipes que trabalham remotamente necessitam de ferramentas assim, pois essa é uma maneira eficiente de falar com os seus pares e gestores. Nesse sentido, as plataformas mais conhecidas e recomendadas são: Trello, Asana e Monday
8. Software sob encomenda
Dependendo da capacidade de investimento da sua empresa, ela pode solicitar o desenvolvimento de um software específico para a comunicação interna dos funcionários. Essa é uma solução que pode custar mais que a assinatura de um serviço pronto, contudo consegue ser totalmente alinhada ao que a corporação necessita.
Mas para que funcione corretamente, a organização deve elaborar uma extensa pesquisa entre seus departamentos para entender quais as especificações necessárias para o software atender as demandas da corporação.
9. Rede social corporativa
As redes sociais corporativas apresentam recursos conhecidos das redes sociais, mas são restritas para atender somente aos interesses da empresa. Esse versátil canal de comunicação é muito útil principalmente para as empresas que adotaram o modelo de trabalho remoto.
Com essa ferramenta, a comunicação corporativa se torna muito mais ágil e eficaz. Afinal suas semelhanças às redes sociais comuns facilitam a utilização, dispensando a necessidade de treinamentos específicos.
Destacamos que a rede social corporativa possibilita ainda o acompanhamento do alcance das informações e do nível de engajamento dos colaboradores. Aqui na 2easy, possuímos parcerias que incluem no pacote de vantagens uma rede social própria para o seu negócio!
As ferramentas de comunicação interna que listamos neste artigo podem ser utilizadas de maneira individual ou conjunta. Tudo dependerá dos objetivos organizacionais e do planejamento existente.
Para complementar as informações compartilhadas aqui, recomendamos a leitura deste outro artigo sobre como melhorar a comunicação corporativa.
