Quem é líder sabe o quanto desafiador pode ser encontrar o profissional ideal, que esteja alinhado com as expectativas e necessidades da empresa. Além disso, o desafio pode vir a se estender no processo de integração do colaborador à cultura organizacional da corporação. Por isso, é fundamental pensar na gestão de talentos.
Uma das técnicas que agiliza o processo de integração de novos colaboradores é chamado de onboarding. Trata-se de um conjunto de procedimentos que permite adaptar e capacitar os profissionais recém-contratados na rotina da companhia, embarcando-os no contexto da organização.
O onboarding permite otimizar a gestão de talentos e, ao continuar a leitura deste artigo, você vai saber como isso se torna possível.
Inicie o processo de onboarding antes da contratação
A efetividade da adaptação de um novo colaborador pode ser maximizada se o processo de onboarding começar antes da contratação. Durante o recrutamento ou a divulgação da vaga, explique com clareza quais serão as responsabilidades que o profissional terá ao ser contratado.
Aproveite a oportunidade para contar um pouco da história da empresa, as características da sua cultura organizacional e como é o ambiente de trabalho. Observe que essas ações contribuem com o alinhamento entre o candidato e a organização, além de servir como filtro.
As empresas que não fazem o processo de onboarding correm o risco de contratar profissionais incompatíveis com o perfil desejado. Isso aumenta as chances de o colaborador ficar insatisfeito, desmotivado e não render o esperado — características que contribuem com os índices de rotatividade e absenteísmo.
Finalize a parte da documentação antes do primeiro dia
O primeiro dia de trabalho de qualquer profissional costuma ser uma caixinha de surpresas. Alguns ficam tensos, outros muito animados para começar e há quem se sinta perdido em meio a tanta novidade. O fato é que o primeiro dia é muito importante para todos, inclusive a empresa.
Esse momento deve ser dedicado para a apresentação dos colegas de trabalho, dependências da empresa, algumas rotinas e coisas do tipo. Evite que seja o dia em que as burocracias são resolvidas, como a entrega de documentos ou a solicitação de senhas, cartões e crachás.
Uma vez que o profissional escolhido foi contratado, oriente o gestor da área para que ele providencie quanto antes, e se for necessário, o acesso ao sistema, uma posição de trabalho e o que mais implicar na realização das atividades do colaborador. O mesmo vale para o RH em relação aos benefícios.
Organize a rotina do primeiro dia de trabalho
Já que o primeiro dia de trabalho tende a ser desafiador, a melhor decisão que você deve tomar é a de organizá-lo. Isso não significa apresentar ao novo colaborador uma grande quantidade de arquivos que expliquem suas funções. Pode funcionar, mas você deve dividir os arquivos em capítulos para que sejam estudados separadamente.
Para um plano de onboarding efetivo, apresente informações básicas de uma maneira fácil de serem compreendidas. Considere os pequenos detalhes que trazem conforto para alguém que se encontra em um ambiente diferente. Explique, por exemplo, o funcionamento de certas ferramentas de trabalho.
O sistema de telefonia é uma dessas ferramentas. Se, na sua empresa, ele funciona de modo diferente, comece por ele. Mostre onde o colaborador encontra a lista de ramais, como efetuar ligações externas e as regras que envolvem o uso do aparelho. Note que é algo simples, mas que já ajuda a destravar o contato.
Gestão de talentos e ponto de contato para novos colaboradores
A gestão de talentos não é uma atividade feita somente por você, os profissionais da área de RH ou os demais líderes. Trata-se de algo que pode ser expandido para outros colaboradores, pois eles também fazem parte da empresa e precisam contribuir com a adaptação dos novos colegas de trabalho.
Para facilitar o processo de onboarding, defina um profissional mais experiente para que seja o ponto de contato do novo colaborador — uma espécie de padrinho. Delegue a ele a responsabilidade de mostrar a rotina na empresa, apresentar aos colegas e servir como um orientador.
Essa prática é muito benéfica, pois ajuda o profissional recém-contratado a esclarecer suas dúvidas. Além disso, aquele colaborador que fica como ponto de contato exercita habilidades interpessoais e passa a ser valorizado, pois é visto como um exemplo positivo e alguém apto para multiplicar conhecimento.
Com o onboarding, a gestão de talentos ganhará uma ajuda fundamental para que seja mantida a produtividade de todos — por mais que alguém esteja em um momento de adaptação. Ao tornar esse um processo fixo dentro da organização, até as novas contratações ganharão um auxílio, visto que haverá uma rotina para tal.
Mais importante do que manter a produtividade da empresa, o onboarding contribui com a rápida adaptação dos colaboradores recém-contratados. Eles passam a se identificar logo com a cultura organizacional e isso evita aquele sentimento de falta de pertencimento em relação ao local de trabalho.
Por isso, o onboarding na gestão de talentos torna sua equipe mais unida e disposta a colaborar para que os resultados desejados sejam alcançados.
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