Tradicionalmente, o RH é um dos setores que mais acumulam processos. A maioria deles demanda níveis de detalhe e atenção tão altos que acaba se tornando difícil cogitar alternativas para otimizar o tempo da equipe. Muitas empresas ainda usam a velha planilha de absenteísmo, mas o que ela traz para o negócio?
Em uma analogia simples, seria como trocar o pneu de um carro em movimento — só que neste caso, o carro não pode parar. Devido à falta de conhecimento e iniciativa dos gestores, rotinas como o cálculo da folha de pagamento e a gestão de benefícios acabam sendo realizadas manualmente.
Entre outras dificuldades, está o controle da ausência dos funcionários, que ainda costuma ser feito a partir da planilha de absenteísmo. Com isso, sua empresa corre grandes riscos.
Hoje vamos entender o que é exatamente o absenteísmo, como ele costuma ser controlado, por que o uso da planilha deve ser evitado e o que fazer para otimizar seu controle e consequentemente o seu tempo. Continue a leitura!
O que é o absenteísmo e quais suas causas?
O absenteísmo é o termo que define a ausência de um funcionário do seu expediente normal de trabalho. O índice é contabilizado a partir das suas faltas ou atrasos injustificados.
Portanto, ausentar-se das atividades só se torna um direito quando o trabalhador o faz por motivo de força maior, como doença ou óbito de algum ente.
Ocasiões em que a ausência é pontual e sobretudo, justificada — seja por aviso expresso ou apresentação de documento comprobatório — são toleráveis (a depender da rigidez das normas internas da sua empresa, claro). O problema começa no momento em que a soma dos períodos em que o empregado está ausente impacta na sua produtividade.
Ainda assim, é muito comum que as empresas tenham participação direta nos motivos para tais ausências. Por isso, procure estar sempre atento às condições oferecidas aos funcionários, evitando volume excessivo de trabalho, estrutura inadequada para desempenho das atividades e falta de reconhecimento por parte dos gestores diretos.
Como funciona a planilha de absenteísmo?
Normalmente, as ausências injustificadas são controladas por meio da planilha, um recurso de baixo investimento, além das facilidades de acesso e utilização. Isso não chega a ser um problema quando a empresa tem porte pequeno. Acontece que, quando o volume aumenta, elas podem não servir mais.
Portanto, você não precisa ver as planilhas como inimigas dos seus processos. Muito pelo contrário, elas são extremamente úteis no controle de rotinas pontuais ou nos registros que precisam ser mantidos em arquivos, por exemplo. Ou mesmo quando você precisa cruzar uma quantidade de dados com parâmetros muito específicos.
Entretanto, em qualquer um destes processos, considere que os fatores humano e manual estarão sempre envolvidos. Logo, você corre dois riscos: levar mais tempo que o normal para executar tarefas e cometer erros naturais em processos não automatizados.
Em seguida, confira outras desvantagens do uso da planilha de absenteísmo.
Quais as desvantagens da planilha de absenteísmo?
Antes de qualquer coisa, você precisa ter noção que as tratativas empresas versus funcionário precisam ser conduzidas de forma exata e transparente. Ainda que ele não esteja cumprindo seu horário de trabalho, é importante que você mantenha um controle adequado para evitar problemas futuros nas suas relações trabalhistas.
Com isso em mente, veja por que evitar a velha planilha de absenteísmo:
- Recursos limitados: apesar do que dizem, as planilhas até apresentam funções excelentes, mas você precisa ser praticamente um especialista em Excel para poder implementá-las. Um departamento com tantas atividades precisa de uma forma de controle bem mais customizável e eficiente.
- Falta de segurança: a não ser que você use aplicativos online, ao manipular sua planilha de absenteísmo no desktop ou em um servidor, seu armazenamento é altamente arriscado. Problemas técnicos nos equipamentos ou erros ao salvar os arquivos podem comprometer todo o seu trabalho. Outro ponto importante, é o fato da planilha ser utilizada por mais de uma pessoa. Nesse caso, ela deve ser sempre salva em diretório comum para que a exatidão das informações seja garantida, evitando assim, a presença de informações descruzadas.
- Processamento lento: conforme é alimentada, a planilha de absenteísmo vai se tornando cada vez mais pesada. Demora para abrir, para executar comandos e para ser salva. E, quando você precisa emitir um relatório, o desafio se torna manter os dados claros o suficiente para serem analisados.
O que fazer para otimizar seu controle e ganhar tempo?
A maneira ideal de otimizar seu controle — e os vários outros processos burocráticos do seu RH — é usar um software de gestão.
Além de aliviar o seu departamento das tarefas manuais e ganhar tempo, você poderá focar em atividades mais estratégicas, como a retenção dos funcionários, por exemplo.
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